Kary za brak KSeF — jakie sankcje i od kiedy grożą

Krótko: ile i od kiedy

Sankcje za łamanie obowiązku KSeF wprowadza ustawa o VAT (art. 106ni). Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną, gdy przedsiębiorca objęty obowiązkiem wystawi fakturę poza KSeF, nie prześle jej do systemu w wymaganym terminie albo wystawi ją z błędem uniemożliwiającym prawidłowe przetworzenie. Najważniejsza wiadomość: te kary administracyjne ruszają dopiero 1 stycznia 2027 r. W 2026 r. za takie potknięcia urząd nie ukarze.

• do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze

• do 18,7% wartości brutto — gdy faktura nie ma wykazanego podatku

• kary administracyjne obowiązują od 1 stycznia 2027 r.

• cały 2026 rok to okres ochronny bez kar za błędy w KSeF

Rok 2026 to okres ochronny

Ministerstwo Finansów zaplanowało pierwszy rok obowiązkowego KSeF jako czas na naukę, a nie na karanie. Choć obowiązek wystawiania faktur w KSeF wchodzi etapami już w 2026 r., przepisy o karach pieniężnych zaczną być stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. W praktyce znaczy to, że za samo pomylenie się w systemie, spóźnioną wysyłkę czy wystawienie faktury poza KSeF w 2026 r. przedsiębiorca nie dostanie administracyjnej kary pieniężnej. To realny bufor na dopięcie procesów i programu do fakturowania.

Ile wyniesie kara od 2027 r.

Od 2027 r. wysokość kary zależy od tego, czy na fakturze jest wykazany podatek. Gdy faktura zawiera VAT, kara sięga do 100% kwoty tego podatku. Gdy podatku nie ma (np. faktura zwolniona lub z odwrotnym obciążeniem), kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem, czyli wartości brutto z faktury. „Do” oznacza górną granicę — urząd ustala konkretną kwotę decyzją, biorąc pod uwagę okoliczności. To sankcja administracyjna nakładana odrębnie od ewentualnej odpowiedzialności karnoskarbowej.

• faktura z VAT — kara do 100% kwoty podatku

• faktura bez wykazanego podatku — kara do 18,7% kwoty brutto

• kwotę w granicach ustawowego maksimum ustala naczelnik urzędu skarbowego

Kodeks karny skarbowy działa niezależnie

Okres ochronny 2026 r. dotyczy nowych kar administracyjnych z ustawy o VAT. Nie wyłącza on ogólnych przepisów Kodeksu karnego skarbowego, które karzą za wadliwe czy nierzetelne wystawianie faktur niezależnie od KSeF. To dwa różne tory odpowiedzialności: administracyjny (kara pieniężna od naczelnika US) i karnoskarbowy (grzywna w postępowaniu karnym skarbowym). O ile ten pierwszy startuje w 2027 r., o tyle drugi obowiązuje cały czas.

Faktury nierzetelne i puste — bez taryfy ulgowej

Najważniejszy wyjątek od okresu ochronnego dotyczy oszustw. Wystawianie faktur nierzetelnych albo fikcyjnych — czyli dokumentujących sprzedaż, która nie miała miejsca — jest ścigane na gruncie Kodeksu karnego skarbowego od razu, bez żadnej ochrony przejściowej. Okres ochronny to bufor na uczciwe błędy w nowym systemie, a nie parasol nad wprowadzaniem do obiegu pustych faktur.

Jak nie narazić się na karę

Najlepszą ochroną jest wystawianie faktur w KSeF na czas i z poprawnymi danymi. Ustal, od kiedy dokładnie obejmuje Cię obowiązek, i przygotuj dostęp do systemu, zanim ten dzień nadejdzie. Kontroluj status każdej faktury po wysyłce — liczy się, czy KSeF ją przyjął. Gdy zauważysz błąd, poproś sprzedawcę o korektę albo sam wystaw fakturę korygującą, zamiast zostawiać wadliwy dokument. Wykorzystaj 2026 rok na spokojne ułożenie procesu, żeby wejść w 2027 rok już bez ryzyka kary.

• sprawdź swoją datę wejścia w obowiązek KSeF

• przygotuj uprawnienia i program do wysyłki z wyprzedzeniem

• kontroluj status faktury po wysłaniu do systemu

• błędy poprawiaj korektą, nie zostawiaj wadliwej faktury