Polityka prywatności

1. Administrator danych i rola Serwisu

Usługodawcą Serwisu jest Antoni Ciemiński — osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną, ul. Moniuszki 8, 89-600 Chojnice, tel. +48 662 175 393, e-mail: kontakt@lekkafaktura.pl.

W zakresie danych konta i korzystania z Serwisu — adresu e-mail logowania, danych profilu firmy Użytkownika, danych rozliczeń oraz danych technicznych — administratorem danych jest Usługodawca.

W zakresie danych, które Użytkownik wprowadza w celu wystawienia faktur — w szczególności danych jego kontrahentów oraz treści faktur — administratorem danych jest Użytkownik (przedsiębiorca korzystający z Serwisu). Usługodawca przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający (procesor), na polecenie Użytkownika i na zasadach umowy powierzenia przetwarzania danych.

2. Jakie dane zbieramy?

• Adres e-mail (przy rejestracji i logowaniu).
• Adres e-mail, kampania i stan wykorzystania indywidualnego zaproszenia do pilotażu.
• Adres e-mail oraz informacje o udzielonej zgodzie przy zapisie do newslettera.
• Dane profilu firmy: nazwa, NIP, adres, konto bankowe, telefon, e-mail.
• Dane kontrahentów: nazwa, NIP, adres.
• Numer NIP i opcjonalny numer rachunku podane w publicznym narzędziu weryfikacji — przekazywane do API Ministerstwa Finansów w celu wykonania sprawdzenia.
• Treść wystawionych faktur (numery, pozycje, kwoty, stawki VAT).
• Zdjęcia i pliki PDF dokumentów kosztowych przesłane przez Użytkownika oraz dane odczytane z tych dokumentów.
• Metadane bezpiecznych linków do faktur: skrót kryptograficzny tokenu, termin ważności oraz czas ostatniego otwarcia. Surowego tokenu nie zapisujemy.
• Treść polecenia wpisanego w polu Smart oraz ograniczony kontekst bieżącego formularza (waluta, tryb ceny i pozycje), jeśli Użytkownik korzysta z asystenta AI.
• Tekst rozpoznany przez funkcję dyktowania. Serwis nie zapisuje ani nie przesyła pliku audio; samo rozpoznawanie mowy może być realizowane przez dostawcę przeglądarki zgodnie z jego ustawieniami i polityką prywatności.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny — wykorzystywane do zapewnienia bezpieczeństwa i poprawnego działania Serwisu. Adres IP może stanowić daną osobową.
• Za zgodą: zagregowane dzienne liczniki etapów korzystania z aplikacji i kliknięć marketingowych, bez identyfikatora użytkownika i bez zapisywania adresu IP.
• Zapis czynności wykonanych na koncie zalogowanego Użytkownika: rodzaj czynności (na przykład pobranie faktury w PDF, wysyłka faktury e-mailem, skorzystanie z asystenta) oraz czas jej wykonania. Nie zapisujemy przy tym treści dokumentu, adresu IP ani danych przeglądarki. Zapis przechowujemy do 180 dni.

3. Cel i podstawa przetwarzania

• Świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — tworzenie i wysyłka faktur, przechowywanie dokumentów kosztowych, udostępnianie faktur bezpiecznym linkiem, opcjonalne przypomnienia o płatnościach, zarządzanie kontem oraz interpretowanie poleceń w opcjonalnym asystencie AI.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przechowywanie faktur zgodnie z przepisami podatkowymi.
• Wykonanie umowy i uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO) — obsługa zgłoszeń i pomoc techniczna.
• Realizacja pilotażu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — przypisanie zaproszenia do właściwego konta i przyznanie uzgodnionego okresu dostępu Pro.
• Bezpieczeństwo Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — przetwarzanie danych technicznych, w tym adresu IP, w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości działania.
• Rozwój Serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapis rodzaju i czasu czynności wykonanych na koncie, aby ustalić, które funkcje są faktycznie używane i wymagają poprawy. Dane nie są używane do profilowania ani reklamy.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej) — wysyłka newslettera i alertów na podany adres e-mail.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — pomiar zagregowanej skuteczności ścieżek w aplikacji, kampanii i odnośników w Bazie wiedzy.

4. Przechowywanie danych

Dane konta przechowujemy do czasu jego usunięcia przez Użytkownika. Dane przetwarzane w roli procesora (dane kontrahentów oraz treść faktur) przechowujemy zgodnie z poleceniem Użytkownika i umową powierzenia; po zakończeniu korzystania z usługi są usuwane lub zwracane Użytkownikowi zgodnie z jego wyborem.

Obowiązek przechowywania faktur przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat) spoczywa na Użytkowniku jako podatniku. Usługodawca udostępnia w tym celu funkcje eksportu danych.

Niepotwierdzony zapis do newslettera wygasa po 48 godzinach. Dane aktywnej subskrypcji przechowujemy do wycofania zgody. Po wypisaniu zachowujemy ograniczony zapis dotyczący udzielonej i wycofanej zgody przez okres niezbędny do wykazania zgodności działań z prawem.

Indywidualny link do pilotażu wygasa po 14 dniach. Zachowujemy ograniczony zapis utworzenia i wykorzystania zaproszenia w zakresie potrzebnym do przyznania dostępu, obsługi pilotażu oraz zapobiegania wielokrotnemu użyciu tej samej oferty.

Danych wpisanych w publicznym narzędziu weryfikacji kontrahenta nie zapisujemy w bazie użytkowników ani nie dołączamy do konta. Mogą pojawić się przejściowo w technicznych logach hostingu i zabezpieczeń przez okres niezbędny do zapewnienia ciągłości oraz ochrony Serwisu.

Dokumenty kosztowe przechowujemy w prywatnym zasobie powiązanym z kontem Użytkownika. Link do faktury dla klienta jest domyślnie ważny przez 90 dni, może zostać wcześniej unieważniony, a wygenerowanie nowego linku unieważnia poprzedni.

5. Udostępnianie danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym na nasze zlecenie (hosting, infrastruktura IT), wyłącznie w celu świadczenia usługi. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Korzystamy z następujących podmiotów zewnętrznych:

• Supabase (Stany Zjednoczone) — baza danych i autoryzacja. Zapewnia zgodność z RODO (Data Processing Agreement).
• Vercel (Stany Zjednoczone) — hosting aplikacji.
• HotPay — ePłatności sp. z o.o. sp.k. (Polska) — obsługa płatności online (BLIK, pay-by-link). Dane płatnicze przetwarza operator; my ich nie przechowujemy.
• OVH (Polska/UE) — domena i poczta e-mail.
• Resend — wysyłka wiadomości transakcyjnych, potwierdzeń i newslettera.
• Groq, Inc. (Stany Zjednoczone) — interpretowanie poleceń wpisanych w polu Smart za pomocą modelu AI. Do usługi wysyłamy polecenie i minimalny kontekst formularza, nie całą bazę faktur. Dane wniosków inferencyjnych nie są domyślnie utrwalane, ale mogą być czasowo przetwarzane do 30 dni dla niezawodności i przeciwdziałania nadużyciom, zależnie od ustawień Data Controls.
• Ministerstwo Finansów (Polska) — API do autouzupełniania NIP i wysyłki KSeF.

W zakresie danych przetwarzanych w roli procesora podmioty te działają jako podprocesorzy. Ich aktualną listę oraz zasady informowania o zmianach zawiera umowa powierzenia przetwarzania danych.

6. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu do swoich danych.
• Sprostowania danych.
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”).
• Ograniczenia przetwarzania.
• Przenoszenia danych.
• Wniesienia skargi do Prezesa UODO.
• Wycofania zgody na newsletter w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Każda wiadomość newslettera powinna zawierać indywidualny link rezygnacji. Możesz również wycofać zgodę, pisząc na kontakt@lekkafaktura.pl.

7. Pliki cookie

Serwis wykorzystuje niezbędne pliki cookie do autoryzacji i utrzymania sesji. Nie używamy cookies reklamowych ani śledzących bez Twojej zgody.

Po wyrażeniu zgody lokalnie zapisujemy wybór dotyczący analityki. Pomiar obejmuje wyłącznie dzienne sumy etapów, takich jak rozpoczęcie lub zapisanie faktury, rejestracja, połączenie KSeF, rozpoczęcie płatności oraz kliknięcia według miejsca ich wyświetlenia. Nie tworzymy profilu użytkownika ani historii jego aktywności.

8. Kontakt

We wszystkich sprawach dotyczących prywatności możesz kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@lekkafaktura.pl.