Faktura a rachunek — czym się różnią i co dziś wystawić

Co wystawić — w jednym zdaniu

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, w niemal każdej sytuacji dokumentem, który wystawiasz, jest faktura — nawet gdy jesteś zwolniony z VAT. Rachunek to dziś dokument z wąskiego marginesu: pojawia się tam, gdzie w ogóle nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dlatego pytanie „faktura czy rachunek” w praktyce najczęściej rozstrzyga się na korzyść faktury.

Dwa dokumenty, dwie ustawy

Faktura i rachunek mają różne źródła w przepisach i różną rolę. Faktura opiera się na ustawie o VAT i to ona jest podstawowym dokumentem sprzedaży w obrocie gospodarczym. Rachunek reguluje Ordynacja podatkowa (art. 87) i jest dokumentem dużo prostszym. Co ważne, rachunek nie jest ekwiwalentem faktury — jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury, jeśli taki obowiązek istnieje.

• faktura — podstawa w ustawie o VAT, pełny zestaw danych

• rachunek — podstawa w Ordynacji podatkowej, dokument uproszczony

• rachunek nie zastępuje faktury tam, gdzie faktura jest obowiązkowa

Zwolniony z VAT też wystawia fakturę

Częste nieporozumienie: „skoro nie jestem VAT-owcem, wystawiam rachunek”. Tak było kiedyś, ale od 2014 r. przedsiębiorca zwolniony z VAT dokumentuje sprzedaż fakturą — tzw. fakturą bez VAT — a nie rachunkiem. Taka faktura po prostu nie zawiera kwoty podatku i zwykle wskazuje podstawę zwolnienia. Zwolnienie z VAT dotyczy podatku, a nie rodzaju dokumentu.

Kiedy jeszcze zostaje rachunek

Rachunek ma sens tam, gdzie nie ma obowiązku wystawienia faktury, a kupujący prosi o dokument. Typowe przykłady to działalność nierejestrowana oraz prywatny najem prowadzony poza działalnością gospodarczą. W takich sytuacjach rachunek wystawia się na żądanie kupującego — jeśli żądanie padło przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, dokument trzeba wystawić najpóźniej w ciągu 7 dni od wykonania usługi lub wydania towaru.

Rachunek a KSeF

Krajowy System e-Faktur dotyczy faktur ustrukturyzowanych, a nie rachunków — rachunku nie wysyła się do KSeF. To kolejny powód, by dobrze rozpoznać, jaki dokument faktycznie wystawiasz. Jeśli sprzedaż rodzi obowiązek faktury objętej KSeF, nie „uciekniesz” od systemu, nazywając dokument rachunkiem. A jeśli działasz tam, gdzie faktury nie ma (np. działalność nierejestrowana), rachunek pozostaje poza KSeF.

Co to znaczy w praktyce

Prowadząc firmę, domyślnie wystawiaj fakturę — również jako podatnik zwolniony z VAT. Po rachunek sięgaj tylko wtedy, gdy naprawdę nie masz obowiązku faktury, a kontrahent chce potwierdzenia transakcji. Gdy masz wątpliwość, którą stronę wybrać, bezpieczniej jest wystawić fakturę: spełnia wymogi także tam, gdzie rachunek by wystarczył, i od razu wpisuje się w obieg wymagany przez przepisy.