Faktura proforma, zaliczkowa i końcowa — czym się różnią?

Trzy dokumenty, które łatwo pomylić

Proforma, faktura zaliczkowa i faktura końcowa pojawiają się zwykle przy jednym zleceniu, w którym płatność idzie z góry lub w ratach. To jednak trzy różne rzeczy: tylko dwie z nich są fakturami w rozumieniu przepisów.

• proforma — dokument informacyjny, propozycja zapłaty; nie jest fakturą

• faktura zaliczkowa — prawdziwa faktura na faktycznie otrzymaną zaliczkę

• faktura końcowa — prawdziwa faktura rozliczająca resztę po wykonaniu zlecenia

Proforma — zaproszenie do zapłaty, nie faktura

Faktura proforma wygląda jak faktura, ale nią nie jest. To dokument handlowy: przedstawiasz nim cenę i prosisz o przedpłatę albo potwierdzasz warunki zamówienia. Nie wpisujesz jej do ewidencji VAT, nie powstaje od niej podatek i możesz ją dowolnie zmienić lub anulować. Ponieważ nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, nie wystawiasz jej w KSeF.

• nie rodzi obowiązku zapłaty VAT

• nie jest księgowana ani ujmowana w JPK

• możesz ją swobodnie poprawić lub wycofać

• nie trafia do KSeF

• warto ją wyraźnie oznaczyć słowem „PRO FORMA”, żeby nie pomylić jej z fakturą

Faktura zaliczkowa — gdy dostajesz pieniądze z góry

Fakturę zaliczkową wystawiasz wtedy, gdy przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru naprawdę wpłynęła do Ciebie zaliczka, przedpłata lub rata. Dokumentuje ona faktycznie otrzymaną kwotę i od tej kwoty rozliczasz VAT. To podstawowa różnica wobec proformy: proforma dopiero zaprasza do zapłaty, a zaliczkową wystawiasz dopiero po wpływie pieniędzy. Termin jest taki sam jak przy zwykłej fakturze — do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostałeś zaliczkę (i nie wcześniej niż 60. dnia przed jej otrzymaniem).

• wystawiasz ją po otrzymaniu zaliczki, nie przed

• VAT rozliczasz od kwoty rzeczywiście otrzymanej zaliczki

• jeśli zaliczkę i wykonanie zlecenia masz w tym samym miesiącu, możesz pominąć fakturę zaliczkową i wystawić od razu jedną zwykłą fakturę

Faktura końcowa — rozliczenie reszty

Fakturę końcową (rozliczeniową) wystawiasz po wykonaniu usługi lub dostawie towaru, jeśli zaliczki nie pokryły całej wartości. Podajesz na niej pełną wartość zlecenia i pomniejszasz kwotę do zapłaty o wcześniejsze zaliczki, wskazując numery faktur zaliczkowych. Dzięki temu VAT nie jest liczony dwa razy. Jeżeli zaliczki pokryły 100% wartości, faktury końcowej zwykle nie musisz już wystawiać — całość rozliczają faktury zaliczkowe.

Jak to wygląda w KSeF

W obowiązkowym KSeF faktura zaliczkowa i faktura końcowa to normalne faktury ustrukturyzowane — wystawiasz je w KSeF i każda dostaje własny numer KSeF. Proforma pozostaje poza systemem, bo nie jest fakturą. W praktyce proformą nadal możesz poprosić klienta o przedpłatę, a dopiero po wpływie pieniędzy wystawiasz w KSeF fakturę zaliczkową.

Najczęstsze błędy

Najwięcej nieporozumień bierze się z traktowania proformy jak faktury.

• księgowanie proformy lub odliczanie z niej VAT — proforma nie jest fakturą

• brak faktury zaliczkowej po otrzymaniu przedpłaty (samo wystawienie proformy nie wystarcza)

• wystawianie faktury końcowej na pełną kwotę bez pomniejszenia o zaliczki — podwójny VAT

• wystawianie faktury zaliczkowej przed wpływem pieniędzy