Kod QR na fakturze z KSeF — co to jest i co sprawdza?

Po co jest kod QR na fakturze

Kod QR to zabezpieczenie dla osoby, która dostaje fakturę poza samym KSeF — jako PDF, e-mail czy wydruk. Pojawia się na wizualizacji faktury, czyli w jej czytelnej wersji, a nie w pliku XML w systemie. Jest szczególnie ważny wtedy, gdy odbiorca nie ma dostępu do KSeF, na przykład jest konsumentem albo dostaje papierowy wydruk. Zeskanowanie kodu prowadzi do faktury w KSeF i pozwala potwierdzić, że dokument jest prawdziwy.

• jest na wizualizacji faktury (PDF, wydruk), nie w pliku XML

• służy odbiorcy, który dostaje fakturę poza KSeF

• szczególnie przydatny dla konsumenta i wersji papierowej

• pod kodem umieszczony jest numer KSeF faktury

Co dokładnie sprawdza pierwszy kod (KOD I)

Pierwszy kod QR — nazywany KOD I — robi dwie rzeczy: zapewnia dostęp do tej faktury w KSeF i umożliwia weryfikację danych zawartych na fakturze. W praktyce po zeskanowaniu możesz sprawdzić, że faktura faktycznie znajduje się w systemie oraz że kwoty i dane na otrzymanym PDF zgadzają się z tym, co zostało wysłane do KSeF. To odpowiada na proste pytanie odbiorcy: „czy ta faktura jest prawdziwa i zgodna z oryginałem”.

Drugi kod QR — tylko w trybie offline (KOD II)

Drugi kod (KOD II) pojawia się wyłącznie na fakturach wystawionych w trybie offline, które nie mają jeszcze nadanego numeru KSeF. Ma pod sobą napis „CERTYFIKAT” i służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy — autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Dwa kody są potrzebne, bo skoro faktura nie ma jeszcze numeru KSeF, trzeba osobno potwierdzić zarówno jej dane (KOD I z napisem „OFFLINE”), jak i to, kto ją wystawił (KOD II). Do wygenerowania drugiego kodu wystawca musi mieć certyfikat KSeF typu 2.

Kiedy jeden kod, a kiedy dwa

Liczba kodów zależy od tego, czy faktura ma już numer KSeF.

• faktura online z numerem KSeF, przekazana poza systemem — jeden kod (KOD I)

• faktura wystawiona offline, jeszcze bez numeru KSeF — dwa kody (KOD I „OFFLINE” + KOD II „CERTYFIKAT”)

• faktura odbierana wprost w KSeF przez nabywcę — kod nie jest potrzebny do odbioru

Skąd bierze się kod — nie rysujesz go ręcznie

Kodu QR nie tworzysz samodzielnie. Generuje go program do faktur w chwili wystawiania i wysyłki: buduje link weryfikacyjny na podstawie danych faktury wysłanej do KSeF i umieszcza gotowy kod na wizualizacji, z numerem KSeF pod spodem. Dzięki temu kod zawsze odpowiada dokładnie tej fakturze, która trafiła do systemu — nie da się go podmienić bez zerwania zgodności z danymi w KSeF.

Co zrobić, gdy dostajesz fakturę z kodem QR

Jako odbiorca nie musisz nic instalować — wystarczy zeskanować kod telefonem, żeby zweryfikować fakturę. Jeśli jesteś firmą z dostępem do KSeF, i tak najwygodniej pobrać dokument wprost z systemu; kod jest wtedy dodatkowym potwierdzeniem. Największą wartość ma dla tych, którzy dostępu do KSeF nie mają — konsumentów i sytuacji, gdy fakturę dostajesz na papierze lub w PDF.