Jak wystawić fakturę KSeF krok po kroku
Krótka odpowiedź
Faktura KSeF zaczyna się od zwykłych danych sprzedaży, ale kończy na poprawnym dokumencie strukturalnym. Najbezpieczniejszy proces to uzupełnić dane, sprawdzić podsumowanie, wygenerować XML i dopiero wtedy wysłać dokument.
W tym artykule (4)
Uzupełnij profil firmy
Dane sprzedawcy powinny być gotowe przed pierwszą fakturą. Dzięki temu kolejne dokumenty startują z poprawnym NIP-em, adresem i danymi do płatności.
Dodaj kontrahenta i pozycje
W fakturze potrzebne są dane nabywcy, nazwy usług lub towarów, ilości, ceny netto oraz stawki VAT. Autouzupełnianie NIP i podpowiedzi stawek VAT ograniczają ręczne wpisywanie.
Sprawdź PDF i XML
PDF jest czytelny dla człowieka, a XML FA(3) jest formatem technicznym używanym w KSeF. Dobrze, gdy aplikacja pokazuje oba warianty z tych samych danych.
Wyślij do KSeF i obserwuj status
W trybie online fakturę trzeba przesłać do KSeF i sprawdzić, czy system ją przyjął oraz nadał numer KSeF. Sam status „w kolejce” w programie nie oznacza wystawienia faktury w KSeF. Gdy dokument ma zostać wystawiony poza trybem online, trzeba zastosować właściwy tryb ustawowy, wymagane oznaczenia i termin późniejszego przesłania.
Źródła i weryfikacja
Stan informacji zweryfikowany 22 czerwca 2026. Przy decyzji prawnej lub podatkowej sprawdź swoją indywidualną sytuację.
Weryfikacja: Redakcja lekkafaktura.pl — Weryfikacja na podstawie źródeł Ministerstwa Finansów.
Planowany kolejny przegląd: 20 września 2026 lub wcześniej, jeśli zmienią się przepisy.
Pokaż źródła (2)
- Podręcznik KSeF 2.0, część II — wystawianie i otrzymywanie faktur
Potwierdza sekcje: 1. Uzupełnij profil firmy, 2. Dodaj kontrahenta i pozycje, 3. Sprawdź PDF i XML, 4. Wyślij do KSeF i obserwuj status.
- Tryb offline24 — Ministerstwo Finansów
Potwierdza sekcje: 4. Wyślij do KSeF i obserwuj status.
Historia zmian
- — Przeniesiono materiał do Bazy wiedzy.
- — Zweryfikowano twierdzenia i przypisano źródła do konkretnych sekcji.