Faktura odrzucona przez KSeF — co zrobić krok po kroku?

Odrzucenie oznacza, że faktura nie została wystawiona

KSeF wystawia fakturę ustrukturyzowaną dopiero wtedy, gdy przyjmie plik XML i nada dokumentowi numer KSeF. Jeżeli system odrzucił plik, nie powstała faktura ustrukturyzowana. Nie ma więc dokumentu, który należałoby anulować lub korygować. Samo kliknięcie „wyślij” ani status kolejki w programie nie są potwierdzeniem wystawienia faktury.

Dlaczego KSeF może odrzucić plik XML

Najczęstsza przyczyna to techniczna niezgodność ze strukturą logiczną FA(3), na przykład brak pola wymaganego przez schemat albo nieprawidłowy format wartości. KSeF sprawdza przede wszystkim poprawność techniczną pliku i uprawnienie osoby wysyłającej. Nie kontroluje natomiast wszystkich błędów merytorycznych: może przyjąć dokument ze źle policzoną kwotą lub z NIP-em niewłaściwego kontrahenta.

• brak pola wymaganego przez strukturę FA(3)

• wartość w formacie niezgodnym ze schematem

• brak właściwego uprawnienia do wystawienia faktury

• ponowna wysyłka identycznego, już przyjętego dokumentu

Co zrobić po odrzuceniu — cztery kroki

Nie twórz od razu korekty. Najpierw sprawdź komunikat zwrócony przez KSeF i ustal, którego pola lub etapu dotyczy. Następnie popraw dane źródłowe w programie, wygeneruj zgodny XML i wyślij go ponownie. Na końcu poczekaj na pozytywne przetworzenie, numer KSeF i możliwość pobrania UPO — dopiero to potwierdza przyjęcie dokumentu.

• otwórz szczegóły błędu zwróconego przez KSeF

• popraw wskazane dane albo konfigurację dostępu

• wygeneruj i wyślij poprawiony XML ponownie

• sprawdź, czy dokument dostał numer KSeF i UPO

Czy po odrzuceniu trzeba zmienić numer faktury

Nie ma takiej potrzeby tylko dlatego, że plik został odrzucony. Ministerstwo Finansów pokazuje przykład, w którym podatnik poprawia odrzucony XML i wysyła go ponownie z tym samym numerem z własnej serii. Luka w kolejności numerów także nie oznacza automatycznie błędu — wcześniejszy numer może zostać skutecznie wysłany później niż kolejne dokumenty. Ważne, aby numeracja nadal była jednoznaczna i prowadzona według przyjętej serii.

Odrzucony plik a błędna faktura już przyjęta

To dwa różne przypadki. Odrzucony plik nie jest fakturą, więc poprawiasz plik i wysyłasz go jeszcze raz. Gdy dokument ma już numer KSeF, został wystawiony i nie można go edytować. Błąd rachunkowy lub inne nieprawidłowe dane poprawiasz wtedy fakturą korygującą. Jeżeli wskazano NIP zupełnie innego nabywcy, zgodnie z wyjaśnieniami MF wystawia się korektę do zera dla błędnego kontrahenta oraz nową fakturę dla właściwego.

Kolejka programu to nie ustawowy tryb offline

Komunikat „w kolejce” oznacza tylko, że program zamierza ponowić techniczną wysyłkę. Nie potwierdza przyjęcia dokumentu przez KSeF i sam w sobie nie uruchamia zasad offline24, trybu niedostępności ani trybu awaryjnego. Jeżeli faktura ma zostać wydana kontrahentowi przed przyjęciem w KSeF, trzeba świadomie zastosować właściwy tryb ustawowy, jego oznaczenia, kody QR i termin późniejszego przesłania.