Faktura korygująca w KSeF — kiedy i jak ją wystawić

Czym jest faktura korygująca

Faktura korygująca to dokument, którym poprawiasz fakturę już wystawioną. Używasz jej, gdy po wystawieniu zmieniła się treść transakcji albo wyszedł błąd: inna cena, inna ilość, udzielony rabat, zwrot towaru lub zaliczki, pomyłka w stawce VAT lub w kwocie. Nie wystawiasz nowej zwykłej faktury „w miejsce” starej — wystawiasz właśnie korektę odnoszącą się do dokumentu pierwotnego.

W KSeF korektę też wystawiasz w KSeF

Gdy faktura pierwotna była wystawiona w KSeF, korektę również przygotowujesz jako fakturę ustrukturyzowaną i wysyłasz do KSeF. W treści korekty wskazujesz numer KSeF faktury pierwotnej, dzięki czemu system łączy oba dokumenty. Korekta dostaje własny numer KSeF po przyjęciu przez system.

Kiedy wystawić korektę, a kiedy nie

Korektę wystawiasz, gdy zmienia się wartość lub istotne dane sprzedaży. Drobne pomyłki w danych formalnych nabywcy (np. literówka w adresie) historycznie poprawiało się notą korygującą, ale w obowiązkowym KSeF nota korygująca znika — o tym niżej. Jeśli nic się realnie nie zmienia, nie mnożysz dokumentów bez potrzeby.

• zmiana ceny lub ilości

• rabat lub upust udzielony po sprzedaży

• zwrot towaru albo zwrot zaliczki

• pomyłka w stawce lub kwocie VAT

• podwyższenie ceny po wystawieniu faktury

Korekta in minus i in plus — krótko o rozliczeniu

Korekta „in minus” zmniejsza podstawę opodatkowania lub VAT (np. rabat, zwrot), a „in plus” je zwiększa (np. podwyższenie ceny). Moment ujęcia korekty w rozliczeniu VAT zależy od przyczyny i od uzgodnień z nabywcą. W KSeF data wprowadzenia korekty do systemu jest jednoznaczna, co ułatwia ustalenie właściwego okresu — szczegóły rozliczenia warto potwierdzić z księgową.

Koniec not korygujących w KSeF

W obowiązkowym KSeF nabywca nie wystawia już noty korygującej. Jeżeli na fakturze są błędy do poprawienia, robi to sprzedawca przez fakturę korygującą. To istotna zmiana przyzwyczajeń: zamiast odsyłać notę, nabywca zgłasza sprzedawcy potrzebę korekty.

Czego nie zrobisz: nie usuniesz faktury z KSeF

Faktury przyjętej przez KSeF nie da się skasować ani „cofnąć” jak pliku na dysku. System przechowuje ją trwale. Każdą pomyłkę — łącznie z fakturą wystawioną przez pomyłkę — porządkujesz korektą, a nie usunięciem. Dlatego przed wysyłką warto sprawdzić dane, zwłaszcza NIP, kwoty i stawki.