Czy można anulować fakturę w KSeF? Anulowanie a korekta do zera

Dlaczego w KSeF nie ma przycisku „anuluj”

Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a po przyjęciu przez system dostaje numer KSeF i staje się od razu dostępna dla nabywcy. Od tego momentu dokument jest w obrocie prawnym i system przechowuje go trwale — nie da się go skasować, wycofać ani „nadpisać” poprawioną wersją, tak jak nadpisuje się plik na dysku. Jedyną drogą naprawienia błędu jest faktura korygująca.

Skąd przyzwyczajenie do anulowania faktur

Ustawa o VAT nigdy nie przewidywała wprost anulowania faktury. To praktyka zaakceptowana przez organy podatkowe dla wąskiego przypadku: faktura papierowa lub PDF została wystawiona, ale nie trafiła do nabywcy, więc nie weszła do obrotu prawnego — wtedy można było ją przekreślić z adnotacją „anulowano” i zachować oba egzemplarze. W KSeF ten warunek nie może być spełniony: wysłanie do systemu oznacza, że nabywca ma dostęp do faktury, więc dokument zawsze jest już w obrocie. Dlatego w obowiązkowym KSeF anulowanie faktur w praktyce znika.

Korekta do zera — gdy transakcji w ogóle nie było

Jeżeli faktura poszła do KSeF zupełnie przez pomyłkę — np. zdublowałeś dokument, wystawiłeś fakturę na niewłaściwego kontrahenta albo sprzedaż ostatecznie nie doszła do skutku — wystawiasz fakturę korygującą, która zeruje wszystkie pozycje. Taka korekta „do zera” pełni rolę dawnego anulowania: obie faktury zostają w systemie, ale ich łączny wynik to zero i nic nie trafia do rozliczenia VAT.

• wystaw korektę do faktury pierwotnej, wskazując jej numer KSeF

• wyzeruj wszystkie pozycje (ilości lub wartości do zera)

• podaj przyczynę korekty, np. „faktura wystawiona omyłkowo”

• jeśli sprzedaż była, tylko dane są błędne — wystaw nową, poprawną fakturę

Błędny NIP nabywcy — najtrudniejszy przypadek

Numer NIP decyduje o tym, na czyim koncie w KSeF ląduje faktura. Jeśli wpiszesz cudzy, istniejący NIP, faktura trafi do zupełnie obcej firmy — i nie da się jej stamtąd „przenieść”. Ministerstwo Finansów wskazuje, że w takiej sytuacji wystawiasz korektę do zera z tym samym błędnym NIP (żeby trafiła tam, gdzie faktura pierwotna), a następnie nową fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy. Zwykła korekta danych nabywcy nie wystarczy, bo właściwy kontrahent nigdy nie zobaczyłby faktury pierwotnej.

Faktura odrzucona przez KSeF nie jest fakturą

Nie każda wysyłka kończy się wystawieniem faktury. Jeżeli KSeF odrzuci dokument — np. z powodu niezgodności ze schemą FA(3) — to taki dokument w ogóle nie jest uznany za fakturę wystawioną. Nie ma numeru KSeF, nie ma go w systemie, nie trzeba go korygować ani anulować: poprawiasz błąd i wysyłasz ponownie. To samo dotyczy szkicu przygotowanego w programie, którego jeszcze nie wysłałeś — możesz go dowolnie edytować albo po prostu usunąć.

Jak to wygląda w lekkafaktura.pl

W lekkafaktura.pl dokument przed wysyłką do KSeF jest zwykłym zapisem w aplikacji — możesz go edytować lub usunąć bez żadnych konsekwencji podatkowych. Po wysyłce i przyjęciu przez KSeF przycisk usuwania niczego już nie „cofnie” w systemie — właściwą ścieżką jest korekta: otwierasz fakturę i wybierasz wystawienie faktury korygującej, a kreator sam podstawi dane dokumentu pierwotnego i jego numer KSeF. Chcesz wyzerować całą fakturę? Skoryguj wszystkie pozycje do zera i podaj przyczynę.