Nota korygująca a KSeF — co znika i czym ją zastąpić

Czym była nota korygująca

Nota korygująca to dokument, którym do tej pory to nabywca — a nie sprzedawca — poprawiał drobne błędy formalne na otrzymanej fakturze. Chodziło o pomyłki, które nie dotykają kwot: literówkę w nazwie firmy, błąd w adresie, w dacie czy w numerze faktury. Noty nie wolno było użyć do zmiany ceny, ilości, stawki ani kwoty VAT — od tego zawsze była faktura korygująca wystawiana przez sprzedawcę. Notę trzeba było jeszcze przekazać sprzedawcy do akceptacji.

W KSeF noty korygującej już nie ma

W obowiązkowym KSeF nota korygująca zostaje zniesiona. Do faktury ustrukturyzowanej nabywca nie wystawi noty — system takiego dokumentu po prostu nie przewiduje. To świadome uproszczenie: zamiast dwóch ścieżek poprawiania faktury (nota od nabywcy, korekta od sprzedawcy) zostaje jedna. Każdy błąd, również ten czysto formalny, poprawia sprzedawca fakturą korygującą.

Jak teraz poprawić błąd w danych

Gdy zauważysz błąd na fakturze otrzymanej w KSeF, nie tworzysz żadnego dokumentu samodzielnie. Kontaktujesz się ze sprzedawcą poza systemem — mailem lub telefonicznie — wskazujesz, co jest źle, i prosisz o fakturę korygującą. Sprzedawca wystawia korektę w KSeF, wskazując numer KSeF faktury pierwotnej, a system łączy oba dokumenty. Ty otrzymujesz korektę tak samo, jak każdą inną fakturę w KSeF.

• zauważasz błąd na otrzymanej fakturze

• zgłaszasz go sprzedawcy poza systemem (mail, telefon)

• sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF

• korekta trafia do Ciebie z własnym numerem KSeF

Szczególny przypadek: błędny NIP nabywcy

Najważniejszy do wychwycenia jest błąd w NIP nabywcy, bo to właśnie po numerze NIP KSeF kieruje fakturę do odbiorcy. Jeśli sprzedawca wpisze zły NIP, faktura nie trafi do Twojego wykazu w systemie i możesz jej po prostu nie zobaczyć. Takiej pomyłki nie da się naprawić notą — konieczna jest korekta od sprzedawcy. Dlatego przy większych zakupach warto podać sprzedawcy dokładny NIP i upewnić się, że faktura do Ciebie dotarła.

A faktury spoza KSeF?

Nota korygująca odchodzi razem z fakturą ustrukturyzowaną. Dla dokumentów, które zgodnie z przepisami nadal wystawiasz poza KSeF (np. część faktur do konsumentów albo sytuacje wyłączone z obowiązku), dotychczasowe zasady poprawiania błędów pozostają w mocy do czasu, aż dany dokument obejmie obowiązkowy KSeF. Jeśli nie masz pewności, którą fakturę obejmuje system, sprawdź to zawczasu, żeby nie sięgać po notę tam, gdzie już nie działa.

O czym pamiętać w praktyce

Skoro znika najprostsza droga poprawiania drobiazgów, rośnie znaczenie porządnych danych przed wysyłką. Jako sprzedawca sprawdzaj NIP, nazwę i adres nabywcy, zanim wyślesz fakturę do KSeF — każda pomyłka będzie wymagała pełnej korekty. Jako nabywca przeglądaj otrzymane faktury na bieżąco, żeby szybko wychwycić błąd i zdążyć poprosić o korektę we właściwym okresie rozliczeniowym.