PDF a XML FA(3) — który plik jest właściwą fakturą?
Krótka odpowiedź
Te dwa pliki mogą przedstawiać tę samą sprzedaż, ale pełnią inne role. PDF służy do czytania, XML przenosi dane do KSeF.
W tym artykule (4)
Do czego służy PDF
PDF pokazuje fakturę w czytelnym układzie i nadaje się do podglądu, pobrania lub przekazania kontrahentowi. Jest wizualizacją danych, a nie technicznym formatem wysyłanym do KSeF.
Czym jest XML FA(3)
XML przechowuje dane faktury w ściśle określonej strukturze. Dzięki temu KSeF może automatycznie odczytać sprzedawcę, nabywcę, pozycje, stawki VAT, kwoty i pozostałe wymagane informacje.
Dlaczego program tworzy oba pliki
Użytkownik potrzebuje wygodnego podglądu, a system państwowy uporządkowanych danych. Dobry program tworzy PDF i XML z jednego formularza, dzięki czemu oba przedstawiają ten sam dokument.
Co sprawdzić przed wysyłką
Przed wysłaniem warto zweryfikować dane stron, daty, pozycje, stawki VAT i podsumowanie. Sam poprawny wygląd PDF nie gwarantuje jeszcze, że dokument XML zostanie przyjęty przez KSeF.
Źródła i weryfikacja
Stan informacji zweryfikowany 22 czerwca 2026. Przy decyzji prawnej lub podatkowej sprawdź swoją indywidualną sytuację.
Weryfikacja: Redakcja lekkafaktura.pl — Weryfikacja na podstawie źródeł Ministerstwa Finansów.
Planowany kolejny przegląd: 20 września 2026 lub wcześniej, jeśli zmienią się przepisy.
Pokaż źródła (2)
- Faktura ustrukturyzowana i struktura logiczna FA(3) — Ministerstwo Finansów
Potwierdza sekcje: Do czego służy PDF, Czym jest XML FA(3).
- Podręcznik KSeF 2.0, część II — wystawianie i otrzymywanie faktur
Potwierdza sekcje: Dlaczego program tworzy oba pliki, Co sprawdzić przed wysyłką.
Historia zmian
- — Przeniesiono materiał do Bazy wiedzy.
- — Zweryfikowano twierdzenia i przypisano źródła do konkretnych sekcji.