Jak odebrać fakturę zakupową z KSeF?

Faktura zakupowa nie przyjdzie mailem

W KSeF obieg faktur odwraca się w stosunku do przyzwyczajeń. Sprzedawca nie wysyła Ci już faktury PDF mailem — wystawia ją w KSeF, a system udostępnia ją Tobie jako nabywcy. Żeby ją mieć, musisz sam zalogować się do systemu i pobrać dokument z listy faktur. KSeF nie wysyła powiadomień e-mail o nowych fakturach, więc nikt nie przypomni Ci, że pojawił się nowy dokument — to Ty regularnie po niego sięgasz.

Krok po kroku: jak odebrać fakturę z KSeF

Odbiór faktury sprowadza się do zalogowania i pobrania dokumentu. Możesz zrobić to w bezpłatnych narzędziach Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF, e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym) albo w programie do faktur, który łączy się z KSeF za Ciebie.

• zaloguj się do KSeF — Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo przez program do faktur

• wejdź do listy faktur — znajdziesz tam wszystkie dokumenty wystawione na Twój NIP

• otwórz fakturę i pobierz ją — jako PDF (czytelna wizualizacja) oraz XML FA(3), czyli plik właściwy

• dopasuj fakturę do kosztów i przekaż ją księgowości

Jakie uprawnienia są potrzebne do odbioru

Sam NIP daje podstawowy dostęp do KSeF. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, po zalogowaniu automatycznie masz uprawnienie właścicielskie i widzisz swoje faktury — nic nie musisz zgłaszać. W KSeF rozdzielono dwa różne uprawnienia: odrębne do wystawiania faktur i odrębne do samego dostępu do faktur (przeglądania i pobierania). Dzięki temu możesz dać księgowej lub biuru rachunkowemu wyłącznie wgląd w faktury, bez prawa do wystawiania w Twoim imieniu.

• JDG: uprawnienie właścicielskie nadaje się automatycznie po zalogowaniu

• dostęp do faktur i wystawianie faktur to dwa osobne uprawnienia

• księgowej lub biuru możesz nadać sam wgląd, bez prawa wystawiania

• spółki i podmioty bez pieczęci kwalifikowanej zgłaszają dostęp formularzem ZAW-FA

Kiedy faktura jest uznana za otrzymaną

To jedna z ważniejszych zmian. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu, w którym KSeF przydzielił jej numer identyfikujący — niezależnie od tego, kiedy faktycznie ją pobierzesz. Reguła ta obowiązuje w trybie online oraz w trybach offline24 i offline w razie niedostępności KSeF. Wyjątkiem jest tryb awaryjny (ogłoszona awaria systemu), gdzie liczy się faktyczna data otrzymania faktury przez nabywcę. Data otrzymania jest istotna, bo od niej zależy m.in. moment prawa do odliczenia VAT, ujęcie kosztu i liczenie terminu płatności — dlatego nie warto zwlekać z pobieraniem faktur.

Czego w KSeF nie znajdziesz

Lista faktur w KSeF to nie zawsze komplet Twoich dokumentów zakupowych. Zobaczysz tam faktury wystawione na Twój NIP przez innych podatników. Poza systemem zostają jednak m.in. faktury konsumenckie (B2C), które sprzedawcy wystawiają w KSeF dobrowolnie i mogą przekazać jako wydruk z kodem QR, a także dokumenty ustawowo wyłączone z KSeF. Dlatego listę z KSeF nadal uzupełniasz o dokumenty, które przychodzą inną drogą.

Jak ułożyć odbiór faktur w praktyce

Skoro system nie przypomina o nowych fakturach, warto zamienić odbiór w rutynę. Ustal stały moment, w którym pobierasz faktury zakupowe, i uzgodnij z księgowością, kto to robi — Ty czy biuro z nadanym dostępem. Najwygodniej, gdy program do faktur sam pobiera dokumenty z KSeF i zestawia je z kosztami, bez ręcznego logowania po każdy plik.

• wyznacz stały rytm odbioru, np. raz w tygodniu i przed zamknięciem miesiąca

• ustal z księgową, kto pobiera faktury i z jakim uprawnieniem

• pobieraj na czas — data otrzymania zależy od nadania numeru KSeF, nie od Twojego pobrania

• rozważ program, który pobiera faktury zakupowe z KSeF automatycznie