Ulga na złe długi — co zrobić z podatkiem, gdy klient nie zapłacił?

Co naprawdę daje ulga na złe długi

Ulga pozwala poprawić podatki od sprzedaży, za którą nie dostałeś pieniędzy. W VAT zmniejszasz podstawę opodatkowania i podatek należny. W PIT albo CIT zmniejszasz podstawę obliczenia podatku o wartość wierzytelności, którą wcześniej zaliczyłeś do przychodów należnych. To dwa osobne rozliczenia: skorzystanie z korekty VAT nie poprawia automatycznie PIT, a korekta podatku dochodowego nie zmienia JPK_V7. Ulga nie anuluje faktury, nie umarza należności i nie odbiera Ci prawa do dalszego dochodzenia zapłaty.

• VAT: odzyskujesz podatek należny przypadający na niezapłaconą część faktury

• PIT lub CIT: korygujesz kwotę, która wcześniej zwiększyła przychód podatkowy

• częściowa zapłata: ulgą obejmujesz tylko pozostałą, nieuregulowaną część

• windykacja: przypomnienie, wezwanie i dochodzenie należności mogą trwać równolegle

Jak policzyć 90 dni od terminu płatności

Liczenie zaczynasz od pierwszego dnia po terminie płatności wskazanym na fakturze albo w umowie. Nie liczysz 90 dni od daty wystawienia faktury ani od dnia wykonania usługi. Przykład: faktura ma termin płatności 30 kwietnia 2026 r. Pierwszym dniem jest 1 maja, a 90. dzień przypada 29 lipca 2026 r. Jeśli należność nadal nie została uregulowana, ten dzień wyznacza okres, w którym powstaje możliwość korekty po stronie wierzyciela i obowiązek po stronie dłużnika.

Warunki korekty VAT po stronie sprzedawcy

W typowej krajowej sprzedaży opodatkowanej VAT możesz skorygować podatek, jeżeli wierzytelność pozostaje nieuregulowana przez co najmniej 90 dni. Na dzień poprzedzający korektę musisz być czynnym podatnikiem VAT. Od końca roku, w którym wystawiłeś fakturę, nie mogą upłynąć więcej niż trzy lata, a do dnia złożenia właściwego JPK_V7 należność nie może zostać zapłacona ani zbyta. Przy sprzedaży dla osoby lub podmiotu, który nie jest czynnym podatnikiem VAT, ustawa przewiduje dodatkowe sposoby uprawdopodobnienia długu — między innymi wpis do rejestru długów, prawomocne orzeczenie skierowane do egzekucji albo upadłość konsumencką dłużnika. Taki przypadek warto rozliczyć z księgowością.

• minęło 90 dni od terminu płatności

• sprzedaż była opodatkowana w Polsce

• jesteś czynnym podatnikiem VAT przed dokonaniem korekty

• nie minął trzyletni limit liczony od końca roku wystawienia faktury

• do dnia złożenia JPK wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta

Jak wykazać korektę w JPK_V7

Ulga jest korektą rozliczenia podatkowego, a nie zmianą ceny lub zakresu sprzedaży. Sam upływ 90 dni nie jest więc powodem do wystawienia faktury korygującej w KSeF. W ewidencji sprzedaży wykazujesz dane pierwotnej faktury i odpowiednie kwoty ze znakiem minus. Nie stosujesz dokumentu „WEW”, oznaczeń GTU ani oznaczeń procedur; w strukturze JPK wskazujesz korektę podstawy opodatkowania. Jeżeli składasz ulgę za wcześniejszy okres, robisz korektę właściwego JPK_V7. Konkretne pola powinno uzupełnić aktualne oprogramowanie księgowe.

Ulga w PIT, CIT i przy ryczałcie

W podatku dochodowym wierzyciel może zmniejszyć dochód albo zwiększyć stratę o wartość wierzytelności zaliczoną wcześniej do przychodów należnych. U czynnego podatnika VAT będzie to zwykle kwota netto; u podatnika zwolnionego z VAT przychodem jest zazwyczaj cała należność. Z ulgi można korzystać także przy obliczaniu zaliczek w trakcie roku, a ostatecznie wykazuje się ją w zeznaniu rocznym i odpowiednim załączniku. Analogiczny mechanizm działa przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych.

• wierzytelność musi wynikać z transakcji handlowej i być wcześniej rozpoznana jako przychód

• dłużnik nie może być w restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji na koniec miesiąca przed złożeniem zeznania

• od końca roku wystawienia faktury lub zawarcia późniejszej umowy nie mogą upłynąć dwa lata

• dochody stron z tej transakcji muszą podlegać opodatkowaniu w Polsce

• przepisy wyłączają między innymi transakcje między podmiotami powiązanymi

A jeśli rozliczasz przychody kasowym PIT

Kasowy PIT i ulga na złe długi to różne mechanizmy. Przy kasowym PIT przychód co do zasady powstaje dopiero po otrzymaniu zapłaty, więc niezapłacona faktura zwykle nie zwiększyła jeszcze dochodu, który można byłoby pomniejszyć ulgą. Ustawa przewiduje szczególne reguły między innymi dla granicznego terminu rozpoznania przychodu po dwóch latach lub przy likwidacji działalności. Jeżeli stosujesz kasowy PIT, nie kopiuj automatycznie rozliczenia przedsiębiorcy stosującego memoriał — najpierw sprawdź, czy dana należność w ogóle została już ujęta w przychodach.

Obowiązki firmy, która nie zapłaciła

Po stronie dłużnika mechanizm nie jest dobrowolny. Jeżeli odliczyłeś VAT z faktury zakupowej i nie zapłaciłeś w ciągu 90 dni od terminu, musisz zmniejszyć odliczony podatek w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień. Jeśli zapłaciłeś część, korygujesz tylko VAT od pozostałej kwoty. W PIT albo CIT niezapłacone zobowiązanie zaliczone wcześniej do kosztów zwiększa podstawę opodatkowania albo zmniejsza stratę. Brak działania wierzyciela nie zwalnia dłużnika z jego korekty.

Co zrobić po późniejszej zapłacie

Gdy klient zapłaci po skorzystaniu z ulgi, musisz odwrócić wcześniejsze pomniejszenie w okresie otrzymania pieniędzy. W VAT zwiększasz podstawę opodatkowania i podatek należny; w podatku dochodowym ponownie zwiększasz podstawę albo zmniejszasz stratę. Przy częściowej wpłacie odwracasz ulgę tylko proporcjonalnie do otrzymanej kwoty. Dłużnik po zapłacie odzyskuje prawo do odpowiedniego zwiększenia VAT naliczonego i odwrócenia korekty podatku dochodowego.

Praktyczna checklista dla wierzyciela

Najbezpieczniej prowadzić listę przeterminowanych faktur razem z historią wpłat. Dzięki temu 90. dzień nie zaskoczy Cię po zamknięciu okresu, a późniejsza częściowa zapłata nie zostanie pominięta. Ulga ma poprawić rozliczenie podatku, ale pieniądze odzyskasz dopiero od klienta — dlatego równolegle kontynuuj zwykłe działania windykacyjne.

• potwierdź termin płatności z faktury i umowy

• policz 90 dni od dnia następującego po terminie

• odejmij wszystkie wpłaty, kompensaty i inne formy uregulowania

• sprawdź osobno warunki VAT oraz PIT, CIT lub ryczałtu

• zachowaj fakturę, umowę, historię płatności i podjęte działania

• po każdej późniejszej wpłacie odwróć korektę w odpowiedniej części