Klient nie zapłacił w terminie — co możesz zrobić

Najpierw spokojne przypomnienie

Większość opóźnień to przeoczenie, nie zła wola. Zacznij od krótkiego, uprzejmego przypomnienia: mailem lub telefonicznie, z numerem faktury, kwotą i terminem. Często to wystarcza, a zachowujesz dobrą relację z klientem. Warto mieć ślad takiego kontaktu na piśmie.

Wezwanie do zapłaty

Jeśli przypomnienie nie działa, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty. Wskaż fakturę, kwotę, pierwotny termin oraz nowy, ostateczny termin (np. 7 dni). Zapowiedz dalsze kroki, np. naliczenie odsetek i skierowanie sprawy na drogę sądową. Wyślij je tak, by mieć dowód nadania (e-mail z potwierdzeniem albo list polecony).

Odsetki i rekompensata, które Ci się należą

Przy transakcjach handlowych między firmami odsetki należą Ci się z mocy ustawy — bez wezwania i nawet wtedy, gdy umowa o nich milczy. Ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, co w drugim półroczu 2026 r. daje 13,75% w skali roku. Gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, dodaje się 8 punktów, czyli 11,75%.

• 13,75% rocznie — od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. (wcześniej, od stycznia: 14%)

• odsetki biegną od dnia następującego po terminie zapłaty aż do dnia zapłaty

• stawkę ogłasza minister w Monitorze Polskim osobno na każde półrocze

• przy fakturze na 10 000 zł miesiąc opóźnienia to około 113 zł odsetek

Stawka nie zmienia się w środku półrocza

To pułapka, przez którą łatwo policzyć źle. Ustawa nie każe śledzić decyzji Rady Polityki Pieniężnej: bierze się stopę referencyjną obowiązującą 1 stycznia — dla odsetek za pierwsze półrocze — albo tę z 1 lipca dla drugiego. Obniżka stóp w marcu nie rusza stawki aż do końca czerwca. Ma to znaczenie przy starszych długach: jeśli faktura nie została zapłacona od kilkunastu miesięcy, każdy fragment tego okresu liczy się po swojej stawce, a nie w całości po tej z dnia wymagalności. Policzenie całości jedną stawką potrafi zawyżyć albo zaniżyć kwotę o kilkanaście procent.

Rekompensata za koszty odzyskiwania

Oprócz odsetek przysługuje Ci osobna, zryczałtowana kwota na pokrycie kosztów odzyskiwania należności — również bez wezwania i bez wykazywania, ile faktycznie wydałeś. Ustawa podaje ją w euro, ale wypłacana jest w złotych. Uwaga na granice przedziałów: są domknięte inaczej, niż podpowiada intuicja. Jeśli realne koszty windykacji przekroczą tę kwotę, możesz dochodzić ich nadwyżki w uzasadnionej wysokości.

• 40 euro — gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł (równe 5 000 zł to nadal 40 euro)

• 70 euro — gdy jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł

• 100 euro — gdy jest równa 50 000 zł lub wyższa

• przeliczasz po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna

Droga sądowa: e-sąd (EPU)

Gdy kwota jest bezsporna, a klient dalej nie płaci, możesz skierować sprawę do elektronicznego postępowania upominawczego (e-sąd, EPU). Pozew składasz przez internet, opłata jest niższa niż w zwykłym postępowaniu, a efektem jest nakaz zapłaty. To szybsza ścieżka dla typowych, niespornych faktur.

Ulga na złe długi w VAT

Jeśli odprowadziłeś już VAT od faktury, której kontrahent nie zapłacił, możesz skorzystać z ulgi na złe długi i odzyskać ten VAT. Co do zasady prawo to powstaje, gdy od upływu terminu płatności minęło 90 dni, a wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta. Szczegółowe warunki i moment ujęcia warto potwierdzić z księgową.

Jak zmniejszać ryzyko na przyszłość

Najtaniej jest nie dopuścić do zatorów. Sprawdzaj kontrahenta przed większą współpracą, ustalaj krótsze terminy płatności, przy nowych klientach proś o zaliczkę, a płatności pilnuj systematycznie. Pomaga też jasna numeracja i szybkie wystawianie faktur, żeby termin biegł od właściwej daty.