Klient nie zapłacił w terminie — co możesz zrobić

Najpierw spokojne przypomnienie

Większość opóźnień to przeoczenie, nie zła wola. Zacznij od krótkiego, uprzejmego przypomnienia: mailem lub telefonicznie, z numerem faktury, kwotą i terminem. Często to wystarcza, a zachowujesz dobrą relację z klientem. Warto mieć ślad takiego kontaktu na piśmie.

Wezwanie do zapłaty

Jeśli przypomnienie nie działa, wyślij pisemne wezwanie do zapłaty. Wskaż fakturę, kwotę, pierwotny termin oraz nowy, ostateczny termin (np. 7 dni). Zapowiedz dalsze kroki, np. naliczenie odsetek i skierowanie sprawy na drogę sądową. Wyślij je tak, by mieć dowód nadania (e-mail z potwierdzeniem albo list polecony).

Odsetki i rekompensata, które Ci się należą

Przy transakcjach handlowych między firmami za opóźnienie należą Ci się odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — nawet bez wcześniejszego zastrzeżenia w umowie. Dodatkowo przysługuje stała rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Ustawa podaje jej wysokość w euro, ale wypłacana jest w złotych: równowartość przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego termin zapłaty.

• równowartość 40 euro w złotych — gdy świadczenie nie przekracza 5 000 zł

• równowartość 70 euro w złotych — gdy mieści się w przedziale od 5 000 zł do 50 000 zł

• równowartość 100 euro w złotych — gdy wynosi 50 000 zł lub więcej

• kwotę przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca przed terminem zapłaty

Droga sądowa: e-sąd (EPU)

Gdy kwota jest bezsporna, a klient dalej nie płaci, możesz skierować sprawę do elektronicznego postępowania upominawczego (e-sąd, EPU). Pozew składasz przez internet, opłata jest niższa niż w zwykłym postępowaniu, a efektem jest nakaz zapłaty. To szybsza ścieżka dla typowych, niespornych faktur.

Ulga na złe długi w VAT

Jeśli odprowadziłeś już VAT od faktury, której kontrahent nie zapłacił, możesz skorzystać z ulgi na złe długi i odzyskać ten VAT. Co do zasady prawo to powstaje, gdy od upływu terminu płatności minęło 90 dni, a wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta. Szczegółowe warunki i moment ujęcia warto potwierdzić z księgową.

Jak zmniejszać ryzyko na przyszłość

Najtaniej jest nie dopuścić do zatorów. Sprawdzaj kontrahenta przed większą współpracą, ustalaj krótsze terminy płatności, przy nowych klientach proś o zaliczkę, a płatności pilnuj systematycznie. Pomaga też jasna numeracja i szybkie wystawianie faktur, żeby termin biegł od właściwej daty.