Fakturowanie
PDF a XML FA(3) — który plik jest właściwą fakturą?
Te dwa pliki mogą przedstawiać tę samą sprzedaż, ale pełnią inne role. PDF służy do czytania, XML przenosi dane do KSeF.
Do czego służy PDF
PDF pokazuje fakturę w czytelnym układzie i nadaje się do podglądu, pobrania lub przekazania kontrahentowi. Jest wizualizacją danych, a nie technicznym formatem wysyłanym do KSeF.
Czym jest XML FA(3)
XML przechowuje dane faktury w ściśle określonej strukturze. Dzięki temu KSeF może automatycznie odczytać sprzedawcę, nabywcę, pozycje, stawki VAT, kwoty i pozostałe wymagane informacje.
Dlaczego program tworzy oba pliki
Użytkownik potrzebuje wygodnego podglądu, a system państwowy uporządkowanych danych. Dobry program tworzy PDF i XML z jednego formularza, dzięki czemu oba przedstawiają ten sam dokument.
Co sprawdzić przed wysyłką
Przed wysłaniem warto zweryfikować dane stron, daty, pozycje, stawki VAT i podsumowanie. Sam poprawny wygląd PDF nie gwarantuje jeszcze, że dokument XML zostanie przyjęty przez KSeF.