Biała lista VAT i split payment — kiedy musisz sprawdzić rachunek kontrahenta?
Krótka odpowiedź
Przy płatności firmie powyżej 15 000 zł brutto za jedną transakcję musisz zapłacić na rachunek z białej listy podatników VAT — wykazu prowadzonego przez Szefa KAS. Jeśli zapłacisz na inny rachunek, nie zaliczysz tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu i odpowiadasz solidarnie za VAT, którego nie zapłaci kontrahent. Te konsekwencje możesz cofnąć zawiadomieniem ZAW-NR złożonym do urzędu skarbowego nabywcy w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu. Osobny obowiązek dotyczy faktur na towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (m.in. stal, elektronika, paliwa, usługi budowlane) na kwotę co najmniej 15 000 zł brutto — tu obowiązkowy jest mechanizm podzielonej płatności (split payment) z adnotacją na fakturze, a sankcja za jego pominięcie to dodatkowe zobowiązanie w wysokości 30% kwoty VAT.
W tym artykule (7)
Dwa różne obowiązki, jeden próg kwotowy
Biała lista podatników VAT i mechanizm podzielonej płatności to dwa osobne przepisy, które łatwo pomylić, bo oba „włączają się” przy tej samej kwocie 15 000 zł brutto za transakcję. Biała lista dotyczy każdej płatności przelewem do czynnego podatnika VAT powyżej tego progu — niezależnie od tego, co kupujesz. Split payment dotyczy tylko konkretnych towarów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT. W praktyce przy fakturze za usługi budowlane czy elektronikę na ponad 15 000 zł musisz dopilnować obu rzeczy naraz.
biała lista — każda płatność B2B powyżej 15 000 zł do czynnego podatnika VAT
split payment — tylko towary/usługi z załącznika nr 15, też od 15 000 zł brutto
przy fakturze z załącznika 15 powyżej progu obowiązują oba przepisy jednocześnie
Biała lista podatników VAT — co to jest
Wykaz podatników VAT (potocznie biała lista) to publiczny, darmowy rejestr prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zawiera m.in. status rejestracji VAT kontrahenta oraz numery rachunków rozliczeniowych zgłoszonych przez firmę do urzędu skarbowego. Wykaz sprawdzisz po NIP, REGON, numerze rachunku albo nazwie firmy, a dane aktualizowane są raz dziennie w dni robocze — dlatego rachunek warto sprawdzać w dniu, w którym faktycznie zlecasz przelew.
darmowa wyszukiwarka na podatki.gov.pl
szukasz po NIP, REGON, numerze rachunku lub nazwie
aktualizacja raz dziennie w dni robocze — sprawdzaj w dniu przelewu
Sankcje za przelew na zły rachunek
Jeśli zapłacisz firmie powyżej 15 000 zł brutto na rachunek spoza białej listy, grożą Ci dwie konsekwencje naraz. Po pierwsze, nie zaliczysz tej części wydatku do kosztów uzyskania przychodu — ani na skali, ani na liniowym. Po drugie, odpowiadasz solidarnie całym swoim majątkiem za zaległość podatkową kontrahenta w VAT od tej transakcji, jeśli on go nie zapłaci. Obie sankcje są proporcjonalne do kwoty zapłaconej na niewłaściwy rachunek, a nie do całej wartości faktury.
brak prawa do zaliczenia wydatku w koszty (część zapłacona na zły rachunek)
odpowiedzialność solidarna za VAT kontrahenta z transakcji
sankcja dotyczy kwoty zapłaconej na zły rachunek, nie całej faktury
Jak się ratować po fakcie — zawiadomienie ZAW-NR
Pomyłkę można naprawić. Jeśli po przelewie zorientujesz się, że rachunek kontrahenta nie figurował na białej liście, złóż zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Skuteczne zgłoszenie zdejmuje obie sankcje — i wyłączenie z kosztów, i odpowiedzialność solidarną — tak jakby przelew poszedł na właściwy rachunek.
formularz ZAW-NR, w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu
składasz do urzędu skarbowego właściwego dla Twojej firmy (nabywcy)
skuteczne zgłoszenie znosi obie sankcje
Split payment — gdy biała lista to za mało
Mechanizm podzielonej płatności jest obowiązkowy, gdy spełnione są dwa warunki naraz: faktura dotyczy choćby jednej pozycji z towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT (m.in. wyroby ze stali, elektronika, paliwa, złom, usługi budowlane), a jej wartość brutto wynosi co najmniej 15 000 zł. Sprzedawca musi wtedy umieścić na fakturze adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a nabywca — zapłacić kwotę VAT na specjalny rachunek VAT kontrahenta, korzystając z przelewu podzielonej płatności w bankowości elektronicznej.
warunek 1: pozycja z załącznika nr 15 do ustawy o VAT
warunek 2: wartość brutto faktury co najmniej 15 000 zł
obowiązkowa adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze
nabywca płaci VAT przelewem podzielonej płatności na rachunek VAT
Sankcje za brak split payment
Za pominięcie obowiązkowego split payment grozi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty VAT z faktury — może je dostać zarówno sprzedawca, który nie oznaczył faktury, jak i nabywca, który mimo to zapłacił z pominięciem mechanizmu. Jeśli faktura nie miała adnotacji, a powinna ją mieć, to na nabywcy ciąży obowiązek sprawdzenia, czy nie dotyczy ona towarów lub usług z załącznika nr 15 — sama adnotacja sprzedawcy Cię z tego nie zwalnia.
dodatkowe zobowiązanie: 30% kwoty VAT z faktury
sankcja może dotyczyć sprzedawcy i nabywcy osobno
brak adnotacji na fakturze nie zwalnia nabywcy z weryfikacji obowiązku
Jak to ogarnąć przy fakturach zakupowych
Najprościej sprawdzać oba obowiązki w jednym momencie — tuż przed zleceniem przelewu za fakturę zakupową powyżej 15 000 zł: numer rachunku w wyszukiwarce białej listy i pozycje faktury pod kątem załącznika nr 15. Sama wysyłka i odbiór faktur w KSeF nie zwalnia z tej weryfikacji — KSeF potwierdza tylko, że faktura trafiła do systemu, a nie to, że rachunek kontrahenta jest prawidłowy. W lekkafaktura.pl faktury zakupowe z KSeF trafiają do jednej zakładki, więc łatwiej upilnować, które z nich przekraczają próg i wymagają dodatkowej kontroli przed zapłatą.
sprawdzaj rachunek i pozycje faktury razem, przed przelewem
wysyłka faktury do KSeF nie zastępuje weryfikacji rachunku
komplet faktur zakupowych w jednym miejscu ułatwia kontrolę progu 15 000 zł
Źródła i weryfikacja
Stan informacji zweryfikowany 30 czerwca 2026. Przy decyzji prawnej lub podatkowej sprawdź swoją indywidualną sytuację.
Weryfikacja: Redakcja lekkafaktura.pl — Weryfikacja na podstawie ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej i źródeł Ministerstwa Finansów.
Planowany kolejny przegląd: 28 września 2026 lub wcześniej, jeśli zmienią się przepisy.
Pokaż źródła (6)
- Ustawa o podatku od towarów i usług, art. 96b (wykaz podatników VAT) oraz art. 108a–108f i załącznik nr 15 (mechanizm podzielonej płatności) — ISAP
Potwierdza sekcje: Biała lista podatników VAT — co to jest, Split payment — gdy biała lista to za mało, Sankcje za brak split payment.
- Ordynacja podatkowa, art. 117ba (odpowiedzialność solidarna nabywcy) — ISAP
Potwierdza sekcje: Sankcje za przelew na zły rachunek.
- Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22p (wyłączenie z kosztów przy płatności spoza białej listy) — ISAP
Potwierdza sekcje: Sankcje za przelew na zły rachunek.
- Biała lista podatników VAT — narzędzie do sprawdzania kontrahentów (Biznes.gov.pl)
Potwierdza sekcje: Dwa różne obowiązki, jeden próg kwotowy, Jak się ratować po fakcie — zawiadomienie ZAW-NR.
- Co to jest mechanizm podzielonej płatności (MPP) i jak go stosować (Biznes.gov.pl)
Potwierdza sekcje: Split payment — gdy biała lista to za mało, Sankcje za brak split payment.
- Wykaz podatników VAT — wyszukiwarka (Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl)
Potwierdza sekcje: Biała lista podatników VAT — co to jest, Jak to ogarnąć przy fakturach zakupowych.
Historia zmian
- — Pierwsza publikacja po weryfikacji progu 15 000 zł, sankcji za płatność spoza białej listy, procedury ZAW-NR oraz zasad obowiązkowego split payment na podstawie ustawy o VAT, Ordynacji podatkowej i źródeł rządowych.