Co można wrzucić w koszty firmowe w JDG?

Kiedy wydatek jest kosztem

Koszt firmowy — formalnie koszt uzyskania przychodu — to wydatek, który ponosisz, żeby zarobić albo żeby utrzymać i zabezpieczyć źródło zarobku. Tak definiuje go ustawa o PIT. Nie chodzi o to, że „kupiłeś coś na firmę”, tylko o realny związek wydatku z Twoją działalnością. Im wyraźniejszy ten związek, tym pewniej wydatek obroni się jako koszt. Koszty są ważne, bo pomniejszają dochód, od którego liczysz podatek.

Trzy warunki, które musi spełnić koszt

Żeby wpisać wydatek do kosztów, muszą zagrać trzy rzeczy naraz. Brak choćby jednej z nich oznacza, że wydatek nie jest kosztem podatkowym, nawet jeśli faktycznie go poniosłeś.

• cel — wydatek służy osiągnięciu przychodu albo zachowaniu lub zabezpieczeniu jego źródła

• brak wyłączenia — nie ma go na liście wykluczeń z art. 23 ustawy o PIT

• dokument — masz dowód: fakturę na firmę, rachunek lub inny dokument księgowy

Co najczęściej wrzucasz w koszty

W praktyce większość kosztów małej firmy to wydatki, których związek z działalnością jest oczywisty. Poniżej typowe przykłady — pamiętaj, że liczy się faktyczne wykorzystanie w firmie, a przy wydatkach „mieszanych” (np. telefon czy auto używane też prywatnie) obowiązują dodatkowe zasady rozliczania części kosztu.

• sprzęt i wyposażenie: komputer, telefon, drukarka, narzędzia

• oprogramowanie i usługi online: licencje, subskrypcje, hosting

• materiały i towary potrzebne do wykonania usługi lub sprzedaży

• samochód i paliwo, przejazdy, część kosztów eksploatacji

• telefon, internet, abonamenty wykorzystywane w firmie

• biuro lub część mieszkania, czynsz, media

• usługi księgowej, doradztwo, szkolenia branżowe

• reklama, strona internetowa, materiały marketingowe

Czego nie zaliczysz do kosztów

Część wydatków jest wprost wyłączona z kosztów przez art. 23 ustawy o PIT — i to niezależnie od tego, jak bardzo „przydają się” firmie. Druga grupa to wydatki o charakterze osobistym, którym brakuje związku z działalnością. Jeśli masz wątpliwość, czy dany wydatek jest kosztem, sprawdź katalog wyłączeń albo zapytaj księgową, zamiast wpisywać go „na wyczucie”.

• wydatki prywatne bez związku z działalnością

• pozycje wprost wymienione w art. 23 ustawy o PIT

• koszty reprezentacji (np. wystawne przyjęcia dla kontrahentów)

• wydatki bez dokumentu potwierdzającego ich poniesienie

Koszty tylko przy skali i liniowym

Odliczanie kosztów ma sens tylko wtedy, gdy podatek liczysz od dochodu — czyli na skali podatkowej i podatku liniowym. Wtedy każdy koszt obniża dochód, a więc i podatek. Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych i na karcie podatkowej kosztów nie odliczasz w ogóle, bo podatek liczy się od przychodu albo w stałej kwocie. Dlatego wybierając ryczałt, świadomie rezygnujesz z rozliczania kosztów — i to też element decyzji o formie opodatkowania.

• skala i liniowy — koszty pomniejszają dochód

• ryczałt i karta — kosztów nie odliczasz

Jak dokumentować i księgować koszty

Każdy koszt musi mieć dokument — najlepiej fakturę wystawioną na dane firmy, ewentualnie rachunek lub inny dowód księgowy. Koszty na skali i liniowym ujmujesz w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (PKPiR) w dacie poniesienia wydatku. Faktury zakupowe warto trzymać w jednym miejscu i opisywać, czego dotyczą — to ułatwia rozliczenie i ewentualną kontrolę. W lekkafaktura.pl faktury kosztowe z KSeF zbierasz w jednej zakładce, więc nie giną wśród maili i papierów.

• dokument na firmę: faktura, rachunek, dowód księgowy

• ewidencja w PKPiR w dacie poniesienia wydatku

• komplet faktur zakupowych w jednym miejscu

Wydatki sprzed rejestracji firmy

Część wydatków ponosisz, zanim formalnie ruszysz z działalnością — np. kupujesz sprzęt czy towar na start. Takie zakupy też mogą być kosztem, jeśli służą przyszłej działalności i masz na nie dokument, najlepiej już z danymi firmy. Zasady rozliczania wydatków sprzed startu bywają jednak specyficzne (zwłaszcza przy środkach trwałych), więc przy większych zakupach na rozruch warto dopytać księgową, jak je poprawnie ująć.