Faktura z Google, Meta czy OpenAI — jak rozliczyć import usług?

Dlaczego na fakturze z zagranicy nie ma VAT

Faktury za reklamy, hosting, serwer, subskrypcję narzędzia do projektowania albo dostęp do modelu językowego zwykle wystawia spółka spoza Polski. Nie ma na nich kwoty podatku, często jest za to adnotacja „reverse charge” albo „odwrotne obciążenie”. To nie pomyłka i nie znaczy, że transakcja jest wolna od VAT. Przy usługach kupowanych przez firmę miejscem opodatkowania jest co do zasady kraj nabywcy, czyli Polska. Dostawca nie ma tu nic do rozliczenia, więc podatek dolicza i wykazuje kupujący.

• „reverse charge” na fakturze = VAT rozlicza nabywca

• usługa jest opodatkowana w Polsce, mimo braku VAT na dokumencie

• dotyczy również dostawców spoza Unii Europejskiej

Import usług — co to znaczy w praktyce

Import usług to sytuacja, w której usługodawca nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, a obowiązek rozliczenia podatku przechodzi na polskiego nabywcę. Nazwa bywa myląca, bo nie chodzi o odprawę celną ani o towary — chodzi wyłącznie o usługi. W praktyce dopisujesz do kwoty z faktury polski VAT według krajowej stawki właściwej dla danej usługi. Dla reklamy internetowej, hostingu, oprogramowania w abonamencie czy usług informatycznych jest to zwykle 23%.

Kiedy to jednak nie jest import usług

Zanim doliczysz podatek, sprawdź dwie rzeczy na dokumencie. Po pierwsze, kto faktycznie jest wystawcą — wiele globalnych firm ma polskie spółki i wtedy dostajesz zwykłą krajową fakturę z 23% VAT, którą rozliczasz jak każdą inną. Po drugie, czy kupiłeś jako firma. Jeśli w panelu dostawcy nie ma Twojego numeru NIP, sprzedawca potraktuje Cię jak konsumenta i sam doliczy podatek. Wtedy nie ma importu usług, ale nie ma też czego odliczać — VAT zapłacony w cenie zostaje po prostu częścią kosztu.

• sprawdź nazwę i kraj wystawcy, nie samą nazwę marki

• uzupełnij NIP w danych rozliczeniowych dostawcy

• faktura z polskim NIP-em wystawcy to zwykły zakup krajowy

Podaj numer VAT-UE, zanim kupisz

Przy dostawcy z Unii Europejskiej numer VAT-UE ma konkretny skutek. Jeżeli wpiszesz go w danych rozliczeniowych, dostawca wystawi fakturę bez podatku i zostawi rozliczenie Tobie. Jeżeli go nie podasz, doliczy własny, zagraniczny VAT — na przykład irlandzki. To najgorszy wariant: obcego podatku nie odliczysz w polskiej deklaracji, a odzyskanie go wymaga osobnej procedury zwrotu. Numer VAT-UE to Twój NIP poprzedzony prefiksem PL; kontrahent może go zweryfikować w unijnej bazie VIES.

Jesteś czynnym podatnikiem VAT — rozliczenie jest neutralne

Import usług wykazujesz w JPK_V7 dwa razy: raz jako podatek należny, a raz jako naliczony. Jeżeli zakup służy działalności dającej pełne prawo do odliczenia, obie kwoty się znoszą i nie płacisz z tego tytułu ani złotówki więcej. Warunkiem jest wykazanie podatku należnego we właściwym okresie — dlatego faktury z zagranicy nie warto odkładać na później. Jeżeli prowadzisz sprzedaż mieszaną albo zwolnioną, odliczenie może być częściowe lub żadne i wtedy podatek staje się realnym kosztem.

Jesteś zwolniony z VAT — tu robi się poważnie

To najczęściej pomijany obowiązek małych firm. Zwolnienie podmiotowe dotyczy Twojej sprzedaży, ale nie zwalnia Cię z rozliczenia podatku od zakupionej usługi. Przed pierwszym nabyciem usługi od podatnika z innego kraju UE musisz zarejestrować się do transakcji unijnych, składając aktualizację VAT-R. Nie tracisz przez to zwolnienia i nadal nie doliczasz VAT do własnych faktur — zyskujesz tylko numer VAT-UE i obowiązek rozliczenia importu usług. Podatek wykazujesz w deklaracji VAT-9M i wpłacasz do urzędu do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu powstania obowiązku podatkowego. Nie masz prawa do odliczenia, więc te 23% płacisz z własnej kieszeni.

Import usług nie idzie do informacji podsumowującej

Łatwo pomylić dwa różne obowiązki. Informacja podsumowująca VAT-UE dotyczy tego, co sprzedajesz do Unii: wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz usług świadczonych dla unijnych firm. Zakup usługi wykazujesz gdzie indziej — czynny podatnik w JPK_V7, zwolniony w VAT-9M. Sama rejestracja do VAT-UE jest natomiast potrzebna w obu przypadkach, bo bez niej dostawca nie potraktuje Cię jak podatnika.

Kiedy powstaje obowiązek i po jakim kursie przeliczyć

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi, a jeżeli wcześniej zapłaciłeś — w dniu zapłaty w części, która została uregulowana. Przy usługach rozliczanych w okresach, takich jak miesięczna subskrypcja czy kampania reklamowa, przyjmuje się koniec okresu, do którego odnosi się płatność. Data wystawienia faktury przez zagranicznego dostawcę sama w sobie nie decyduje. Kwotę w walucie obcej przeliczasz według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego — czyli tak samo, jak przy własnej fakturze walutowej.

Czy taka faktura trafia do KSeF

Nie. Obowiązkowy KSeF obejmuje faktury wystawiane przez podmioty mające w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Zagraniczny dostawca nie wystawia faktury w polskim systemie, więc nie znajdziesz jej wśród dokumentów pobranych z KSeF i nie ma ona numeru KSeF. Nie musisz też wystawiać żadnej faktury wewnętrznej — ten obowiązek zniesiono lata temu. Podstawą rozliczenia i zapisu w kosztach jest po prostu dokument otrzymany od dostawcy, który przechowujesz i księgujesz poza KSeF.

Co wpisać w koszty

Do kosztów uzyskania przychodu trafia kwota z faktury, a więc wartość usługi po przeliczeniu na złote. Czynny podatnik VAT księguje kwotę netto, bo podatek odlicza. Firma zwolniona z VAT nie ma czego odliczać, więc zapłacony podatek od importu usług również stanowi u niej koszt. Warto trzymać przy dokumencie potwierdzenie kursu i zapłaty — przy comiesięcznych subskrypcjach i wielu drobnych fakturach to jedyne, co pozwala szybko odtworzyć rozliczenie po kilku miesiącach.

Co grozi za pominięcie i jak się zabezpieczyć

Nierozliczony import usług to zaległość podatkowa wraz z odsetkami, a przy dłuższym okresie także ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej. U czynnego podatnika VAT skutek finansowy bywa niewielki, bo po korekcie podatek należny i naliczony i tak się znoszą. U firmy zwolnionej z VAT problem jest realny: brak rejestracji i niezłożone deklaracje VAT-9M za kilkanaście miesięcy oznaczają dopłatę całego podatku z odsetkami. Dlatego przy pierwszej zagranicznej fakturze najlepiej od razu przejść krótką listę kontrolną.

• sprawdź kraj i numer VAT wystawcy

• uzupełnij swój NIP i numer VAT-UE u dostawcy

• przy zwolnieniu z VAT złóż VAT-R przed pierwszym zakupem z UE

• zapisz datę wykonania usługi i kurs NBP z dnia poprzedzającego

• rozlicz podatek w miesiącu powstania obowiązku, nie zapłaty faktury