Faktura w walucie obcej — jak przeliczyć kurs i wystawić ją w KSeF

Czym faktura walutowa różni się od złotówkowej

Możesz wystawić fakturę w dowolnej walucie — najczęściej w EUR lub USD przy zleceniach dla zagranicznych klientów. Pozycje, ceny jednostkowe i wartość netto czy brutto mogą zostać w walucie obcej. Jest jednak jeden wyjątek: kwotę VAT na fakturze zawsze podajesz w złotych, niezależnie od waluty pozostałych kwot. Dlatego sama faktura walutowa wymaga jednego dodatkowego kroku — przeliczenia kwoty podatku po właściwym kursie.

• ceny i wartości netto/brutto mogą zostać w walucie obcej

• kwota VAT zawsze wyrażona w złotych, niezależnie od waluty faktury

Jaki kurs zastosować do VAT

Podstawę opodatkowania i kwotę VAT przeliczasz na złote po kursie średnim danej waluty ogłoszonym przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Dla typowej sprzedaży towaru lub usługi obowiązek podatkowy powstaje w dniu dostawy lub wykonania usługi — nie w dniu wystawienia faktury. Jeśli jednak fakturę wystawiasz wcześniej, przed powstaniem obowiązku podatkowego, kurs bierzesz z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury. Ustawa dopuszcza też alternatywę: kurs Europejskiego Banku Centralnego z dnia poprzedzającego, ale wybór trzeba stosować konsekwentnie przez kolejne 12 miesięcy.

• zasada ogólna: kurs NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego

• obowiązek podatkowy zwykle powstaje w dniu dostawy/wykonania usługi, nie w dniu wystawienia faktury

• faktura wystawiona wcześniej: kurs z dnia poprzedzającego wystawienie

• opcjonalnie: kurs EBC, z obowiązkiem stosowania przez 12 miesięcy

Jaki kurs zastosować do przychodu w PIT

Podatek dochodowy rządzi się osobną zasadą. Przychód w walucie obcej przeliczasz po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu, a dniem uzyskania przychodu jest zwykle dzień wydania towaru lub wykonania usługi, nie później jednak niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. W typowej, jednorazowej sprzedaży dzień ten najczęściej pokrywa się z dniem powstania obowiązku podatkowego w VAT — ale nie zawsze, np. przy sprzedaży ciągłej czy nietypowych terminach płatności. Wtedy kurs do VAT i kurs do PIT mogą się różnić, więc przy częstych transakcjach walutowych warto to ustalić z księgową.

• kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ustawy o PIT)

• dzień uzyskania przychodu: zwykle dostawa/wykonanie usługi, najpóźniej wystawienie faktury

• kurs do VAT i kurs do PIT mogą wypaść w różnych dniach

Gdzie znaleźć kurs NBP

Bieżące i archiwalne kursy średnie (tabela A) publikuje NBP na swojej stronie, w dni robocze. Najczęstszy błąd to wzięcie kursu z dnia samej transakcji zamiast z dnia ją poprzedzającego — zawsze cofnij się o jeden dzień roboczy wstecz od dnia, który wyznacza przepis (dostawy, wykonania usługi albo wystawienia faktury, zależnie od sytuacji opisanej wyżej).

• archiwum kursów średnich NBP (tabela A) — dane publikowane w dni robocze

• liczy się dzień poprzedzający, nie dzień samej transakcji

Faktura walutowa w KSeF (FA(3))

Struktura logiczna FA(3) ma dedykowane pole na kurs przeliczeniowy waluty, które wypełniasz tylko przy fakturach w walucie innej niż PLN. W lekkafaktura.pl po wybraniu waluty obcej w formularzu pojawia się pole „Kurs waluty do VAT” oraz data kursu — wpisujesz je ręcznie na podstawie tabeli NBP, a system wykorzysta je do prawidłowego wysłania faktury do KSeF. Kwota VAT w przesłanym XML-u i tak zawsze trafia do systemu w złotych, zgodnie z przepisami.

• FA(3) ma osobne pole na kurs waluty, używane tylko przy fakturach niezłotówkowych

• w lekkafaktura.pl kurs i datę kursu wpisujesz ręcznie po wyborze waluty

• kwota VAT w XML-u zawsze w złotych

Korekty i różnice kursowe

Fakturę korygującą do faktury walutowej rozliczasz zasadniczo po tym samym kursie, co fakturę pierwotną — korekta nie zmienia kursu, którym przeliczyłeś podstawę opodatkowania. Osobnym zagadnieniem są różnice kursowe powstające między kursem zastosowanym na fakturze a kursem z dnia faktycznej zapłaty — to już rozliczenie podatku dochodowego, a nie VAT. Jeśli wystawiasz dużo faktur walutowych, warto ustalić z księgową jeden, spójny sposób ich ewidencjonowania.