Faktura dla kontrahenta z UE — jak ją wystawić i czy trafia do KSeF?

Kto płaci VAT przy sprzedaży do innego kraju UE

Najważniejsza rzecz na start: sprzedając firmie z innego kraju Unii, w większości przypadków nie doliczasz polskiego VAT. Podatek rozlicza u siebie nabywca. Nie znaczy to, że transakcja jest „bez podatku” — znaczy tylko, że obowiązek jego rozliczenia przechodzi na drugą stronę. Twoja faktura pokazuje wtedy kwotę netto, a zamiast stawki 23% pojawia się 0% albo adnotacja o odwrotnym obciążeniu. Który wariant zastosujesz, zależy od tego, czy sprzedajesz towar, czy usługę.

Sprzedaż towarów: WDT ze stawką 0%

Jeśli sprzedajesz towar i fizycznie wyjeżdża on z Polski do innego kraju UE, to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT). Taką dostawę opodatkowujesz stawką 0%, czyli wystawiasz fakturę bez kwoty podatku. Stawka 0% nie przysługuje jednak automatycznie — musisz spełnić kilka warunków łącznie, a jednym z nich jest złożenie poprawnej informacji podsumowującej. Jeśli jej nie złożysz, prawo do stawki 0% przepada i transakcję trzeba opodatkować krajowo.

• nabywca podał Ci ważny numer VAT-UE nadany w innym państwie członkowskim niż Polska

• masz dowody, że towar faktycznie wywieziono z Polski i dostarczono nabywcy

• w momencie składania deklaracji jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT-UE

• złożyłeś poprawną informację podsumowującą VAT-UE za dany okres

Sprzedaż usług: odwrotne obciążenie

Przy usługach dla unijnego przedsiębiorcy decyduje miejsce świadczenia. Zasadniczo jest nim kraj nabywcy, więc usługa nie podlega opodatkowaniu VAT w Polsce. Wystawiasz fakturę bez VAT i umieszczasz na niej adnotację „odwrotne obciążenie” (albo „reverse charge”). Podatek rozliczy nabywca w swoim kraju. Wyjątkiem jest sytuacja, w której usługa trafia do stałego miejsca prowadzenia działalności nabywcy położonego gdzie indziej niż jego siedziba — wtedy to ono wyznacza miejsce świadczenia.

• faktura bez kwoty VAT

• adnotacja „odwrotne obciążenie” / „reverse charge”

• Twój NIP poprzedzony kodem „PL”

• numer VAT nabywcy z dwuliterowym kodem jego państwa (np. DE, FR)

Numer VAT-UE — bez niego nie ma 0% ani odwrotnego obciążenia

Numer VAT-UE to nie formalność. Zarówno stawka 0% przy WDT, jak i przeniesienie podatku na nabywcę usługi opierają się na tym, że po obu stronach transakcji stoją zarejestrowani podatnicy unijni. Ty rejestrujesz się do VAT-UE (zgłoszeniem VAT-R), a numer kontrahenta powinieneś sprawdzić przed wystawieniem faktury w unijnym systemie VIES. Jeśli numer nabywcy okaże się nieważny, bezpieczniejsze jest potraktowanie sprzedaży jak krajowej i doliczenie VAT niż późniejszy spór z urzędem.

Czy faktura dla kontrahenta z UE trafia do KSeF

Tak. To najczęstsze nieporozumienie przy sprzedaży zagranicznej: obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy od tego, kto fakturę wystawia, a nie od tego, kto ją otrzymuje. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że faktury dokumentujące WDT, eksport towarów czy świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników są obowiązkowo wystawiane w KSeF. Odwrotnie działa to przy zakupach: faktura, którą dostajesz od zagranicznego dostawcy (przy nabyciu towaru lub imporcie usług), powstaje poza polskim systemem i do KSeF nie trafia.

• sprzedaż do UE (WDT, eksport usług) — faktura obowiązkowo w KSeF

• zakup od zagranicznego dostawcy — faktura spoza KSeF, otrzymujesz ją zwykłą drogą

• brak polskiego NIP nabywcy nie blokuje wystawienia faktury w KSeF

Jak przekazać fakturę zagranicznemu nabywcy

Kontrahent z Berlina czy Madrytu nie zaloguje się do KSeF i nie pobierze stamtąd dokumentu — system go nie obejmuje. Dlatego poza wystawieniem faktury w KSeF musisz przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony, na przykład jako plik PDF wysłany mailem albo wydruk. Dla zagranicznego odbiorcy to właśnie ten przekazany dokument jest fakturą. Podmiot zagraniczny może zresztą dobrowolnie zdecydować, że będzie odbierał faktury bezpośrednio w KSeF, ale nikt go do tego nie zmusza.

Kod QR jest obowiązkowy, nie ozdobny

Faktura ustrukturyzowana udostępniana nabywcy poza KSeF musi być opatrzona kodem weryfikującym — w praktyce kodem QR. Dotyczy to wprost sytuacji, w której nabywca nie ma siedziby w Polsce, nie ma numeru NIP albo jest konsumentem. Kod pozwala odbiorcy sprawdzić, że dokument, który dostał w PDF, rzeczywiście istnieje w KSeF i ma taką treść, jaką widzi. Przy sprzedaży zagranicznej oznacza to, że sam eksport PDF-a bez kodu nie wystarczy.

Informacja podsumowująca VAT-UE

Wystawienie faktury to nie koniec. Transakcje wewnątrzwspólnotowe — zarówno WDT, jak i usługi rozliczane przez nabywcę — wykazujesz w informacji podsumowującej VAT-UE, a dostawy towarów dodatkowo w JPK_VAT z deklaracją. Przy usługach jest to obowiązek nawet wtedy, gdy w Polsce nie płacisz od nich podatku. Przy WDT informacja podsumowująca jest warunkiem zachowania stawki 0%, więc jej pominięcie kosztuje realne pieniądze.

Najczęstsze błędy

Większość problemów przy fakturach unijnych bierze się z drobiazgów, które łatwo przeoczyć przy pierwszej sprzedaży za granicę. Warto je znać, zanim faktura wyjdzie do kontrahenta.

• doliczenie polskiego VAT mimo spełnienia warunków WDT lub odwrotnego obciążenia

• brak sprawdzenia numeru VAT-UE kontrahenta w VIES przed wystawieniem faktury

• brak adnotacji „odwrotne obciążenie” na fakturze za usługę

• przekazanie nabywcy PDF-a bez kodu QR

• niezłożenie informacji podsumowującej i utrata stawki 0% przy WDT

• założenie, że faktura zagraniczna nie musi powstać w KSeF