Duplikat faktury a KSeF — czy jest jeszcze potrzebny?

Co to jest duplikat faktury

Duplikat to ponowne wystawienie faktury, która zaginęła lub uległa zniszczeniu. Nie jest to nowa, druga faktura — to odtworzenie tego samego dokumentu, żeby nabywca znów miał go w rękach. Duplikat zawiera te same dane co oryginał, ale dodatkowo datę swojego wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”. Ma taką samą moc prawną jak faktura pierwotna.

• wystawia się go, gdy oryginał zaginął lub uległ zniszczeniu

• zawiera te same dane co faktura pierwotna

• dochodzą: data wystawienia duplikatu i wyraz „DUPLIKAT”

• ma taką samą moc prawną jak oryginał

Kto i na czyj wniosek wystawia duplikat

Duplikat wystawia sprzedawca (lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba), zwykle na wniosek nabywcy — to kupujący, który zgubił fakturę, zwraca się do wystawcy o jej duplikat. Zasady te wynikają z ustawy o VAT (art. 106l) i dotyczą klasycznych faktur papierowych oraz elektronicznych wystawianych poza KSeF.

Dlaczego w KSeF duplikaty znikają

Faktura ustrukturyzowana wystawiona w KSeF jest przechowywana w samym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym ją wystawiono (a przy dłuższym przedawnieniu — do jego upływu). Skoro dokument jest trwale zapisany w systemie i zawsze możesz go stamtąd pobrać, nie może zaginąć ani ulec zniszczeniu. Dlatego do faktur ustrukturyzowanych nie stosuje się przepisów o duplikatach — samo pojęcie duplikatu przestaje mieć sens dla faktur z KSeF.

Zgubiona wizualizacja PDF — co wtedy

Jeśli „zgubisz” PDF faktury z KSeF, nie wystawiasz duplikatu — po prostu logujesz się do systemu i pobierasz tę samą fakturę jeszcze raz. Kolejne pobranie wizualizacji nie jest nowym dokumentem ani duplikatem: to ta sama faktura ustrukturyzowana, jednoznacznie identyfikowana przez swój numer KSeF. Wizualizacja (PDF) jest tylko czytelnym podglądem — dokumentem właściwym pozostaje plik w systemie, który się nie gubi.

Kiedy duplikat nadal ma sens

Duplikaty nie znikają całkiem — zostają tam, gdzie dokument nigdy nie był w KSeF. Dotyczy to m.in. faktur papierowych i elektronicznych sprzed objęcia sprzedaży obowiązkiem KSeF oraz dokumentów, które z KSeF są wyłączone. W takich sytuacjach, gdy oryginał zaginie, nabywca nadal prosi sprzedawcę o duplikat na dotychczasowych zasadach — z dopiskiem „DUPLIKAT” i nową datą wystawienia.

Duplikat a odliczenie VAT i koszt

Ponieważ duplikat ma moc oryginału, jest pełnoprawną podstawą do odliczenia VAT i ujęcia kosztu. Jeżeli pierwotna faktura nie dotarła do nabywcy i nie została ujęta w ewidencji, prawo do odliczenia realizuje się na podstawie duplikatu — co do zasady w rozliczeniu za okres, w którym to prawo powstało (w razie potrzeby przez korektę). Przy fakturach z KSeF problem znika, bo dostęp do dokumentu masz od momentu nadania numeru KSeF.