PKD 2025 — do kiedy trzeba zmienić kody i co zrobi automat?

Co się zmieniło i dlaczego dotyczy to także Ciebie

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa Polska Klasyfikacja Działalności — PKD 2025, wprowadzona rozporządzeniem Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. Zastąpiła PKD 2007, czyli klasyfikację używaną w Polsce przez prawie dwie dekady. Zmiana nie jest polskim pomysłem: wynika z aktualizacji klasyfikacji na poziomie Unii Europejskiej i ONZ, więc nie da się jej pominąć ani odłożyć. Katalog kodów został rozbudowany o rodzaje działalności, których w 2007 r. jeszcze praktycznie nie było — związane z gospodarką cyfrową, gospodarką obiegu zamkniętego i biogospodarką — a opisy tradycyjnych branż doprecyzowano. Jeśli zarejestrowałeś firmę przed 2025 r., w Twoim wpisie do dziś siedzą kody starej klasyfikacji i to Ty jesteś adresatem tej zmiany.

• PKD 2025 obowiązuje od 1 stycznia 2025 r. we wszystkich rejestrach publicznych

• podstawa: rozporządzenie Rady Ministrów z 18 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1936)

• firmy zarejestrowane od 1 stycznia 2025 r. mają już kody PKD 2025

• firmy starsze mają nadal kody PKD 2007 i muszą je wymienić

Jedna data, o której trzeba pamiętać: 31 grudnia 2026 r.

Ustawodawca dał przedsiębiorcom dwa lata na spokojne przejście na nową klasyfikację. Ten okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2026 r. Do tego dnia w rejestrach mogą równolegle funkcjonować kody obu klasyfikacji i możesz zaktualizować wpis w dogodnym dla siebie momencie. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązuje już wyłącznie PKD 2025, a wpisy, których nikt nie ruszył, zostaną przekonwertowane automatycznie. Termin nie jest sankcjonowany grzywną — konsekwencją spóźnienia nie jest kara, tylko utrata wpływu na to, jaki kod ostatecznie znajdzie się w Twoim wpisie.

Automat zadziała — ale nie zawsze trafi

Automatyczne przeklasyfikowanie opiera się na kluczach przejścia (nazywanych też kluczami powiązań) opracowanych przez GUS i dołączonych do rozporządzenia. Klucze opisują trzy typy relacji między starym a nowym kodem. Przy relacji 1:1 stary kod ma jeden dokładny odpowiednik i konwersja jest bezpieczna. Przy relacji N:1 kilka dawnych kodów zostało scalonych w jeden nowy — też bez pola do pomyłki. Problem zaczyna się przy relacji 1:N, w której jeden kod PKD 2007 rozbito na kilka bardziej szczegółowych kodów PKD 2025. Automat musi wtedy wybrać jeden, więc w kluczach wskazano dla takich przypadków jedno domyślne grupowanie — dobrane według głównego zakresu, a nie według tego, czym zajmuje się akurat Twoja firma. Tylko Ty wiesz, którą część rozbitego kodu faktycznie wykonujesz.

• 1:1 — jeden stary kod, jeden nowy: konwersja bezpieczna

• N:1 — kilka starych kodów scalonych w jeden nowy: konwersja bezpieczna

• 1:N — jeden stary kod rozbity na kilka nowych: automat wybiera domyślny

• przy 1:N samodzielna aktualizacja ma realne znaczenie

Czasem aktualizacja wymusi się sama, wcześniej niż w grudniu

Nie musisz czekać do końca okresu przejściowego i często nie da się czekać. Od 1 stycznia 2025 r. przy składaniu do CEIDG dowolnego wniosku o zmianę danych — zmiany adresu, zawieszenia albo wznowienia działalności, dopisania nowego rodzaju działalności — system i tak poprosi o wskazanie kodów według PKD 2025. Innymi słowy: pierwsza czynność urzędowa, jaką wykonasz przy swoim wpisie, zamknie temat przy okazji. Osobna zasada dotyczy realnej zmiany profilu firmy: jeśli faktycznie zacząłeś robić coś innego, zmianę danych powinieneś zgłosić do CEIDG w ciągu 7 dni od dnia, w którym nastąpiła.

• każdy wniosek o zmianę wpisu w CEIDG wymusza wybór kodów PKD 2025

• dotyczy też zawieszenia i wznowienia działalności

• realną zmianę zakresu działalności zgłaszasz w ciągu 7 dni

Jak zmienić kod PKD w CEIDG

Zmiana jest bezpłatna i w całości elektroniczna. Logujesz się do CEIDG, składasz wniosek o zmianę wpisu i przechodzisz do sekcji z kodami działalności. Pod każdym dotychczasowym kodem PKD 2007 system podpowiada kod PKD 2025, który mu odpowiada albo jest mu najbliższy — ale podpowiedź to nie wybór za Ciebie i przy relacji 1:N warto zajrzeć do pełnego opisu grupowań. Wskazujesz jeden kod przeważający, czyli ten, z którego masz największą część przychodu, a pozostałe rodzaje działalności dopisujesz jako dodatkowe. W jednoosobowej działalności liczba kodów dodatkowych nie jest limitowana; w spółkach wpisanych do KRS obowiązuje limit dziesięciu kodów łącznie. Wniosek można też złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy.

• bezpłatnie, online, w ramach zwykłego wniosku o zmianę wpisu

• CEIDG podpowiada odpowiednik pod każdym starym kodem

• jeden kod przeważający = największy udział w przychodzie

• JDG: kodów dodatkowych bez limitu; KRS: maksymalnie 10 kodów

Zanim klikniesz: wniosek do CEIDG wymaga adresu do e-Doręczeń

Na tym etapie zatrzymuje się najwięcej osób i nie ma to nic wspólnego z samym PKD. Od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorca wpisany do ewidencji przed 2025 rokiem, który nie ma jeszcze adresu do doręczeń elektronicznych, nie przejdzie przez żaden wniosek o zmianę wpisu w CEIDG bez uzupełnienia tych danych — dotyczy to również zwykłego dopisania albo wymiany kodu PKD. Jeśli nie zakładałeś jeszcze adresu do e-Doręczeń, potraktuj to jako pierwszy krok, a nie jako awarię formularza. Adres zakładasz bezpłatnie przez Biznes.gov.pl i podpisujesz profilem zaufanym, więc jedna wizyta w systemie może zamknąć oba tematy naraz.

• od 1 lipca 2025 r. brak adresu do e-Doręczeń blokuje wniosek o zmianę wpisu

• blokada obejmuje także samo dopisanie lub wymianę kodu PKD

• adres zakładasz bezpłatnie przez Biznes.gov.pl

• warto załatwić e-Doręczenia i PKD jednym wejściem do systemu

Czego kod PKD nie zmienia: ryczałtu, VAT-u i faktury

To najczęstsze nieporozumienie wokół PKD i warto je rozbroić, zanim zaczniesz przebierać w kodach. Kod PKD jest oznaczeniem statystycznym, a nie decyzją podatkową. Nie ustala stawki ryczałtu — o niej przesądza klasyfikacja PKWiU faktycznie wykonywanej czynności, dlatego dwie firmy z tym samym kodem PKD mogą mieć różne stawki, a jedna firma z jednym kodem może rozliczać kilka stawek naraz. Nie ustala też stawki VAT, która wynika z ustawy o VAT i rodzaju towaru lub usługi. Nie jest wreszcie elementem faktury: katalog obowiązkowych danych z art. 106e ustawy o VAT nie wymienia PKD, więc na fakturze go nie umieszczasz. Wpisanie „lepszego” kodu PKD nie obniży więc żadnego podatku — potrafi natomiast wprowadzić w błąd Ciebie i Twoją księgową.

• stawkę ryczałtu ustala PKWiU faktycznej czynności, nie kod PKD

• stawkę VAT ustala ustawa o VAT, nie kod PKD

• PKD nie należy do obowiązkowych elementów faktury (art. 106e ustawy o VAT)

• zmiana kodu nie jest sposobem na niższy podatek

Co kod PKD naprawdę zmienia

Skoro nie podatki, to co? Przede wszystkim to, jak Twoja firma jest opisana wszędzie tam, gdzie ktoś czyta rejestr zamiast rozmawiać z Tobą. Kod przeważający decyduje o Twojej klasyfikacji w statystyce publicznej i w rejestrze REGON, bywa kryterium kwalifikacji do dotacji, programów wsparcia i konkursów, jest sprawdzany przez banki przy wnioskach kredytowych i leasingowych oraz przez kontrahentów weryfikujących, czy zamawiana usługa mieści się w Twoim profilu. Bywa też przesłanką w postępowaniach administracyjnych wymagających precyzyjnego określenia rodzaju działalności. Jest jeszcze jeden, węższy skutek: płatnik zgłaszający do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych ustala stopę procentową składki według grupy działalności odpowiadającej jego przeważającemu PKD z rejestru REGON. Typowej jednoosobowej firmy to nie dotyczy — przy zgłoszeniu nie więcej niż 9 ubezpieczonych stopa jest stała i wynosi 1,67%.

• widoczność i opis firmy w CEIDG, REGON i statystyce publicznej

• kryterium przy dotacjach, programach wsparcia i konkursach

• weryfikacja przez banki, leasingodawców i kontrahentów

• składka wypadkowa według PKD dopiero od 10 zgłoszonych ubezpieczonych

Dwadzieścia minut i masz to z głowy

Nie ma powodu, żeby zostawiać to na ostatni tydzień grudnia. Zacznij od sprawdzenia, co faktycznie masz we wpisie — wielu przedsiębiorców od lat nie zaglądało do swoich kodów i opisują one działalność, której już nie prowadzą, albo nie obejmują tej, z której dziś żyją. Potem sprawdź w kluczach przejścia GUS, czy Twój kod przeważający jest przypadkiem relacji 1:N; jeżeli tak, to właśnie ten kod wymaga Twojej decyzji, a nie decyzji automatu. Na koniec złóż jeden wniosek o zmianę wpisu i przy okazji uporządkuj kody dodatkowe. Jeśli masz księgową, powiedz jej o zmianie — kod przeważający bywa dla niej punktem odniesienia przy ocenie, czy Twoja sprzedaż zgadza się z profilem firmy.

• sprawdź aktualne kody w swoim wpisie w CEIDG

• ustal, czy kod przeważający jest relacją 1:N

• wybierz kody PKD 2025 świadomie i złóż jeden wniosek

• poinformuj księgową o zmianie kodu przeważającego