Zawieszenie działalności gospodarczej — kiedy, na jak długo i co z ZUS?

Kto i kiedy może zawiesić działalność

Zawiesić jednoosobową działalność może każdy przedsiębiorca wpisany do CEIDG, bez podawania powodu — pod jednym warunkiem: nie zatrudnia pracowników. Za zatrudnienie uznaje się umowę o pracę, a także powołanie, wybór, mianowanie i spółdzielczą umowę o pracę. Umowy zlecenia czy o dzieło nie blokują zawieszenia. Jest jeden wyjątek: możesz zawiesić firmę, nawet gdy zatrudniasz pracowników, jeśli wszyscy przebywają wyłącznie na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim, wychowawczym lub na warunkach urlopu macierzyńskiego.

• warunek podstawowy: brak pracowników na umowę o pracę

• umowy zlecenia i o dzieło nie przeszkadzają w zawieszeniu

• wyjątek: pracownicy wyłącznie na urlopach związanych z rodzicielstwem

• nie musisz podawać powodu zawieszenia

Na jak długo — od 30 dni do bezterminowo

Okres zawieszenia wybierasz sam, ale nie może być krótszy niż 30 dni (jeśli zawieszasz na jeden miesiąc luty, wystarczy liczba dni lutego). Górnej granicy nie ma — możesz zawiesić firmę na czas określony albo bezterminowo. Jeśli we wniosku wpiszesz datę wznowienia, działalność ruszy sama w tym dniu, bez kolejnego wniosku. Jeśli nie podasz daty, firma pozostaje zawieszona tak długo, aż sam ją wznowisz albo wykreślisz z CEIDG.

• minimum 30 dni

• brak górnego limitu — możliwe zawieszenie bezterminowe

• z datą wznowienia firma wznawia się automatycznie

• bez daty — zawieszenie trwa do Twojego wniosku o wznowienie

Jak zawiesić — wniosek w CEIDG krok po kroku

Zawieszenie zgłaszasz bezpłatnie wnioskiem o zmianę wpisu w CEIDG. Najprościej online przez Biznes.gov.pl (logowanie przez Login.gov.pl, podpis profilem zaufanym), ale możesz też złożyć wniosek osobiście lub listem poleconym w dowolnym urzędzie gminy. Datę rozpoczęcia zawieszenia możesz wskazać wsteczną, bieżącą lub przyszłą. Jeden wniosek CEIDG załatwia sprawę także wobec ZUS i urzędu skarbowego — nie składasz osobnych zgłoszeń do tych instytucji.

• bezpłatny wniosek o zmianę wpisu w CEIDG

• online przez Biznes.gov.pl albo w urzędzie gminy

• data zawieszenia: wsteczna, bieżąca lub przyszła

• CEIDG samo przekazuje informację do ZUS i urzędu skarbowego

ZUS w trakcie zawieszenia

Za pełne miesiące zawieszenia nie płacisz składek ZUS — ani społecznych, ani zdrowotnej — i nie składasz deklaracji rozliczeniowych. Za miesiąc, w którym zawieszenie zaczyna się lub kończy w trakcie, składki liczysz proporcjonalnie do dni prowadzenia firmy. Uwaga na zdrowie: prawo do bezpłatnej opieki w ramach NFZ wygasa po 30 dniach od zawieszenia, dlatego warto ubezpieczyć się dobrowolnie albo zgłosić jako członek rodziny. Za rok, w którym część czasu działałeś, złóż też roczne rozliczenie składki zdrowotnej.

• brak składek społecznych i zdrowotnej za pełne miesiące zawieszenia

• za miesiąc częściowy — składki proporcjonalne do dni

• prawo do świadczeń NFZ wygasa po 30 dniach — rozważ ubezpieczenie dobrowolne

• roczne rozliczenie składki zdrowotnej za rok z okresem działania

Podatek dochodowy i VAT

W podatku dochodowym za okres zawieszenia nie wpłacasz zaliczek — na skali, liniowym ani ryczałcie — ale roczne zeznanie PIT nadal składasz. W VAT co do zasady nie składasz plików JPK_V7 za pełne okresy zawieszenia. Są jednak wyjątki: deklarację i JPK złożysz, gdy w tym czasie robisz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług, korekty albo inne czynności opodatkowane. Jeśli zawiesisz firmę na co najmniej 6 miesięcy, urząd może wykreślić Cię z rejestru czynnych podatników VAT; po wznowieniu przywraca rejestrację automatycznie.

• brak zaliczek PIT za okres zawieszenia

• roczne zeznanie PIT składasz mimo zawieszenia

• zwykle brak JPK_V7 — z wyjątkami (WNT, import usług, korekty)

• zawieszenie od 6 miesięcy może oznaczać wykreślenie z rejestru VAT

Co wolno, a czego nie wolno w trakcie zawieszenia

W okresie zawieszenia nie możesz wykonywać bieżącej działalności ani osiągać z niej bieżących przychodów. Prawo pozwala Ci jednak na czynności zachowawcze i porządkowe. Możesz wykonywać wszystko, co jest niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem i regulować wcześniejsze zobowiązania. Wolno Ci też zbywać własne środki trwałe i wyposażenie, osiągać przychody finansowe, a także uczestniczyć w kontrolach i postępowaniach dotyczących okresu sprzed zawieszenia.

• nie wolno: bieżącej działalności i bieżących przychodów z niej

• wolno: czynności zabezpieczające źródło przychodów

• wolno: przyjmować dawne należności i płacić dawne zobowiązania

• wolno: sprzedać firmowy majątek oraz uczestniczyć w kontrolach

Faktury i KSeF przy zawieszonej firmie

Skoro nie prowadzisz bieżącej sprzedaży, zwykle nie wystawiasz faktur sprzedażowych. Za czynności dozwolone możesz je jednak wystawić — na przykład gdy sprzedajesz firmowy samochód albo dokumentujesz należność powstałą przed zawieszeniem. Do takiej faktury stosują się normalne zasady, łącznie z KSeF, jeśli obowiązek już Cię obejmuje. Możesz też otrzymywać faktury zakupowe za koszty zachowawcze. Zawieszenie nie kasuje Twoich danych ani numeracji — po wznowieniu wracasz do dotychczasowego obiegu dokumentów.

Wznowienie działalności

Jeśli przy zawieszeniu podałeś datę wznowienia, firma odwiesza się sama w tym dniu — nie musisz nic robić. Jeśli zawiesiłeś bezterminowo, składasz w CEIDG bezpłatny wniosek o wznowienie, również online. Od dnia wznowienia wracają wszystkie obowiązki: składki ZUS, zaliczki na podatek i — jeśli dotyczy — rozliczenia VAT. Wznowienie możesz zgłosić także z datą wsteczną lub przyszłą, podobnie jak samo zawieszenie.

• z datą wznowienia — firma rusza automatycznie

• bezterminowo — potrzebny wniosek o wznowienie w CEIDG

• od dnia wznowienia wracają składki, zaliczki i rozliczenia VAT

O czym pamiętać przed zawieszeniem

Zawieszenie to pauza, a nie likwidacja — firma dalej istnieje, więc potraktuj je jak porządne domknięcie spraw. Rozlicz otwarte należności i zobowiązania, bo w trakcie zawieszenia możesz je już tylko przyjmować i regulować. Sprawdź swoje ubezpieczenie zdrowotne, żeby nie zostać bez opieki NFZ. Zaplanuj roczne rozliczenie składki zdrowotnej i zeznanie PIT za rok, w którym część czasu działałeś. Przejrzyj też stałe umowy — leasing, abonamenty, subskrypcje — bo one zwykle biegną dalej mimo zawieszenia.