Spis z natury na 31 grudnia 2026 r. — kto musi go zrobić i jak wycenić remanent?

Kto robi spis z natury na koniec 2026 r.

Obowiązek wynika z rozporządzenia o podatkowej księdze przychodów i rozchodów, więc dotyczy firm, które taką księgę prowadzą — czyli rozliczających się na skali podatkowej albo podatkiem liniowym. Nie ma znaczenia, czy księgę prowadzisz sam, czy robi to biuro rachunkowe: spis jest Twoim obowiązkiem, bo to Ty wiesz, co faktycznie leży na półkach. Nie ma też znaczenia wielkość firmy ani to, czy jesteś płatnikiem VAT. Na ryczałcie prowadzisz ewidencję przychodów, w której kosztów nie ma, więc corocznego spisu na 31 grudnia nie sporządzasz.

Na kiedy i do kiedy

Spis sporządzasz na koniec roku podatkowego, czyli na 31 grudnia 2026 r. Liczy się stan z tego dnia, a nie dzień, w którym usiądziesz do liczenia — ale nie możesz zwlekać: spis trzeba zrobić przed rozpoczęciem sprzedaży w nowym roku, bo po pierwszej sprzedaży stan magazynu jest już inny. W praktyce liczy się 31 grudnia po zamknięciu albo 1–2 stycznia przed otwarciem. Ten sam spis jest jednocześnie spisem na 1 stycznia 2027 r., więc nie robisz go dwa razy. Samo policzenie to pierwszy krok; na wycenę przepisy dają 14 dni od zakończenia spisu.

• 31 grudnia 2026 r. — dzień, na który ustalasz stan towarów i materiałów

• przed pierwszą sprzedażą w 2027 r. — do tego momentu spis musi być zrobiony

• 14 dni od zakończenia spisu — termin na wycenę; przy spisie zakończonym 31 grudnia to 14 stycznia 2027 r.

• spis jest też wymagany na dzień rozpoczęcia działalności, przy zmianie wspólnika lub udziałów, przy likwidacji firmy i po utracie prawa do ryczałtu w trakcie roku

Nie masz towarów? Spis zerowy

Programista, tłumaczka czy konsultant zwykle nie mają ani towarów, ani materiałów. To nie zwalnia ze spisu — zmienia tylko jego wynik. Jeśli nie masz żadnego składnika, który podlega spisaniu, wartość remanentu wynosi 0 zł i taką wartość wpisujesz do księgi. To najczęściej pomijana czynność w małych firmach usługowych, bo wygląda na zbędną. Księga bez wpisanego spisu jest jednak prowadzona niezgodnie z rozporządzeniem, a wpis zajmuje minutę. Uwaga na firmy usługowe, które zużywają materiały: fryzjerka z zapasem farb albo mechanik z częściami kupionymi na zapas mają co spisywać.

Co wchodzi do spisu, a co nie

Do spisu trafia to, co kupiłeś albo wytworzyłeś po to, żeby sprzedać lub zużyć w produkcji i usługach, i co 31 grudnia nadal masz. Nie trafia tam to, czym firma pracuje. Spisujesz także swoje towary, które tego dnia są poza firmą — na przykład w komisie albo u podwykonawcy. Cudze towary, które leżą u Ciebie, wpisujesz tylko ilościowo, z informacją, czyje są; nie wyceniasz ich i nie wchodzą do wartości spisu.

Co musi zawierać arkusz spisu

Przepisy nie narzucają wzoru — spis możesz przygotować w arkuszu kalkulacyjnym, w programie księgowym albo na kupionym druku. Narzucają natomiast zawartość i wymagają, żeby spis był sporządzony starannie i trwale. Każdy składnik opisujesz na tyle szczegółowo, żeby dało się go rozpoznać: „śruby” to za mało, „śruba M8×40 ocynkowana” wystarczy.

• imię i nazwisko właściciela albo nazwa firmy

• data sporządzenia spisu

• numer kolejny każdej pozycji

• szczegółowe określenie składnika, jednostka miary i ilość stwierdzona przy spisie

• cena za jednostkę w złotych i groszach oraz wartość pozycji (ilość × cena)

• łączna wartość spisu

• klauzula „Spis zakończono na pozycji …” i podpis właściciela

Jak wycenić spisane rzeczy

Towary handlowe i materiały wyceniasz według ceny zakupu albo ceny nabycia. Cena zakupu to kwota zapłacona sprzedawcy, pomniejszona o VAT, który możesz odliczyć — płatnik VAT wycenia więc w kwotach netto, a firma zwolniona z VAT w kwotach brutto, bo dla niej cały VAT jest częścią ceny. Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne, głównie transport, załadunek i ubezpieczenie w drodze. Jeśli towar jest dziś wart mniej, niż za niego zapłaciłeś — bo jest uszkodzony albo wyszedł z mody — wyceniasz go po niższej cenie rynkowej z dnia spisu, ale przy takiej pozycji musisz pokazać także pierwotną cenę zakupu. Własne wyroby, półwyroby i braki wyceniasz według kosztu wytworzenia, a odpady według oszacowanej przydatności.

Jak spis zmienia Twój podatek

Zakup towarów wpisujesz do księgi w ciągu roku, ale kosztem podatkowym staje się naprawdę tylko to, co sprzedałeś albo zużyłeś. Spis z natury jest korektą, która to rozlicza: do zakupów z całego roku dodajesz to, co miałeś 1 stycznia, i odejmujesz to, co zostało 31 grudnia. Im większy zapas na koniec roku, tym niższe koszty i wyższy dochód za 2026 r. — te zakupy „przechodzą” na rok następny, w którym staną się kosztem. Dlatego zawyżenie albo zaniżenie spisu to nie jest błąd formalny, tylko bezpośrednia zmiana podatku. Przykład: sklep miał na początku roku towar za 20 000 zł, w ciągu roku kupił towar za 100 000 zł i zapłacił 2 000 zł za transport, a 31 grudnia zostało mu towaru za 30 000 zł.

Gdzie wpisać spis i co z nim zrobić

Do księgi wpisujesz samą wartość spisu, nie jego pozycje. Wartość spisu na 31 grudnia jest ostatnim zapisem w księdze za 2026 r., po podsumowaniu roku, a zarazem pierwszą pozycją księgi na 2027 r. Arkusza spisu nie wysyłasz do urzędu skarbowego i nikomu go nie zgłaszasz — dołączasz go do dokumentów księgowych i przechowujesz razem z księgą. Jeśli księgę prowadzi biuro rachunkowe, przekaż mu podpisany spis z wyceną jak najszybciej w styczniu: bez tej jednej liczby biuro nie zamknie roku ani nie policzy zeznania.

Najczęstsze błędy

Pierwszy to brak spisu w firmie usługowej — „bo nie mam towaru”. Spis zerowy też trzeba wpisać do księgi. Drugi to liczenie w połowie stycznia „z pamięci”: po kilku dniach sprzedaży stanu z 31 grudnia nie da się już odtworzyć. Trzeci to wpisanie do spisu laptopa, regałów albo samochodu — wyposażenie i środki trwałe do niego nie należą. Czwarty to wycena po cenie sprzedaży zamiast zakupu, która sztucznie zawyża dochód. Piąty dotyczy VAT: płatnik VAT wycenia netto, firma zwolniona z VAT brutto, a pomylenie tych kwot zmienia wartość spisu nawet o jedną piątą. Szósty to pominięcie towaru, który fizycznie jest gdzie indziej — w komisie, w magazynie zewnętrznym albo w drodze do klienta.

Kiedy zapytać księgową

Ten materiał opisuje zasady ogólne dla zwykłego spisu na koniec roku. Indywidualnej odpowiedzi wymagają zwłaszcza: spis przy likwidacji działalności, który ma własne skutki podatkowe, zmiana formy opodatkowania z nowym rokiem, towar kupiony z odroczoną płatnością i jeszcze niezapłacony, niezakończone usługi i roboty budowlane, a także wycena towaru zniszczonego lub przeterminowanego. W tych sprawach podstawą pozostaje rozmowa z księgową albo wniosek o interpretację indywidualną.