Do kiedy zapłacić ZUS i podatki w jednoosobowej firmie?

Trzy daty, które wracają co miesiąc

Cały kalendarz jednoosobowej firmy sprowadza się do dwóch dni w miesiącu i jednej daty w roku. Do 20. dnia następnego miesiąca opłacasz składki ZUS i podatek dochodowy, do 25. dnia — VAT razem z plikiem JPK_V7, a do 30 kwietnia składasz i opłacasz zeznanie roczne. Terminy nie zależą od tego, kiedy klient Ci zapłacił: liczy się miesiąc, w którym powstał przychód albo obowiązek podatkowy.

Do 20. dnia — ZUS i podatek dochodowy

Jednoosobowa działalność należy do „pozostałych płatników składek”, więc ZUS płaci do 20. dnia następnego miesiąca — i to niezależnie od tego, czy opłacasz składki tylko za siebie, czy zatrudniasz pracowników. W tym samym terminie składasz deklarację rozliczeniową ZUS DRA, bo składka zdrowotna zależy od Twojego dochodu albo przychodu i ZUS musi ją co miesiąc od Ciebie dostać. Podatek dochodowy ma tę samą datę: zaliczkę przy skali i podatku liniowym oraz ryczałt wpłacasz do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, a za grudzień — do 20 stycznia następnego roku. Zaliczki nie wyliczy za Ciebie urząd; robisz to sam, więc do 20. dnia musisz mieć zamknięte przychody i koszty poprzedniego miesiąca.

• składki ZUS: 20. dzień następnego miesiąca, razem z deklaracją DRA

• zaliczka PIT i ryczałt: 20. dzień następnego miesiąca

• za grudzień podatek dochodowy płacisz do 20 stycznia

• urząd nie przysyła wyliczenia — kwotę ustalasz sam

Rozliczenie kwartalne — kto może i do kiedy

Kwartalnie nie rozlicza się każdy i nie każdy podatek na tych samych zasadach. Zaliczki na PIT kwartalnie mogą wpłacać podatnicy rozpoczynający działalność oraz mali podatnicy; ryczałt — rozpoczynający działalność albo ci, których przychody w roku poprzednim nie przekroczyły równowartości 200 000 euro. W obu przypadkach termin to 20. dzień miesiąca po zakończonym kwartale, a za ostatni kwartał roku — 20 stycznia. VAT kwartalny jest zarezerwowany dla małych podatników i nie przysługuje przez pierwsze 12 miesięcy od rejestracji do VAT.

Do 25. dnia — VAT i plik JPK_V7

Czynny podatnik VAT ma jedną datę na dwie rzeczy: do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, wysyłasz plik JPK_V7 i wpłacasz podatek. Plik składasz nawet wtedy, gdy w danym miesiącu nic nie sprzedałeś albo VAT wyszedł zerowy — brak sprzedaży nie zwalnia z wysyłki. Przy rozliczeniu kwartalnym jest jeden haczyk: część ewidencyjną pliku wysyłasz co miesiąc, a deklarację i zapłatę podatku dopiero po zakończeniu kwartału, do 25. dnia następnego miesiąca.

• VAT i JPK_V7 mają ten sam termin — 25. dzień

• zerowy plik też trzeba wysłać

• przy VAT kwartalnym ewidencję wysyłasz i tak co miesiąc

Gdy termin wypada w sobotę, niedzielę albo święto

Wtedy przesuwa się na następny dzień roboczy — i dotyczy to zarówno podatków, jak i składek ZUS, bo do składek stosuje się odpowiednio przepisy Ordynacji podatkowej. Jeśli więc 20. wypada w niedzielę, masz czas do poniedziałku. Ważniejszy jest jednak drugi szczegół, o który najłatwiej się potknąć: w obrocie bezgotówkowym za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia Twojego rachunku bankowego, a nie moment zlecenia przelewu. Przelew zlecony ostatniego dnia terminu późnym wieczorem albo w weekend potrafi obciążyć konto dopiero następnego dnia roboczego — i to już jest spóźnienie.

• termin z soboty, niedzieli i święta przechodzi na pierwszy dzień roboczy

• zasada obejmuje też składki ZUS

• liczy się dzień obciążenia rachunku, nie dzień zlecenia przelewu

Kiedy możesz nie wpłacać zaliczki

Przy skali podatkowej i podatku liniowym istnieje furtka, o której wiele nowych firm nie wie: nie musisz wpłacać zaliczki, jeżeli podatek należny od dochodu osiągniętego od początku roku, pomniejszony o sumę zaliczek wpłaconych od początku roku, nie przekracza 1000 zł. Próg liczy się narastająco od stycznia, a nie osobno dla każdego miesiąca — więc gdy przekroczysz go w połowie roku, od tego momentu wpłacasz normalnie. Ta furtka dotyczy wyłącznie zaliczek na PIT. Ryczałt, VAT i składki ZUS płacisz od pierwszej złotówki, niezależnie od kwoty.

• dotyczy tylko zaliczek na PIT: skala i podatek liniowy

• 1000 zł liczone narastająco od początku roku

• nie działa przy ryczałcie, VAT i ZUS

Co się dzieje, gdy zapłacisz po terminie

Nic nie przychodzi automatycznie — to Ty dopłacasz zaległość razem z odsetkami za zwłokę, bez czekania na wezwanie. Odsetki liczą się od dnia następującego po dniu, w którym upłynął termin płatności, aż do dnia obciążenia rachunku; przy bardzo drobnych kwotach odsetek nie nalicza się w ogóle. Jeżeli spóźnienie dotyczy nie tylko wpłaty, ale i niezłożonej w terminie deklaracji, warto złożyć czynny żal, zanim urząd sam wykryje sprawę. Najgorsze, co możesz zrobić, to zostawić zaległość „na później”: odsetki biegną codziennie, a zaległość wobec ZUS potrafi zablokować prawo do zasiłku, jeśli akurat będziesz go potrzebować.

• zaległość dopłacasz sam, bez wezwania

• odsetki biegną od dnia po terminie

• przy niezłożonej deklaracji rozważ czynny żal