Numer KSeF w tytule przelewu od 2027 r. — kto musi go podać i co wpisać?

Co dokładnie zmienia się 1 stycznia 2027 r.

Do końca 2026 r. tytuł przelewu za fakturę możesz wpisać tak, jak chcesz: numer faktury, nazwę usługi albo samo „faktura za listopad”. Od 1 stycznia 2027 r. w płatnościach między firmami, które są czynnymi podatnikami VAT, tytuł musi zawierać numer KSeF faktury. Przepis nazywa go „numerem identyfikującym fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur”. Ministerstwo Finansów wskazuje jako główny cel przeciwdziałanie zatorom płatniczym: wpłata z numerem KSeF jednoznacznie wskazuje dokument, którego dotyczy, więc sprzedawca nie musi zgadywać, za co dostał pieniądze. To zmiana w płaceniu faktur, a nie w ich wystawianiu — dotyczy osoby, która w firmie robi przelewy.

Kogo obowiązek dotyczy, a kogo nie

Obowiązek ma ten, kto płaci, i tylko wtedy, gdy obie strony są czynnymi podatnikami VAT. Status odbiorcy ustala się na podstawie wykazu podatników VAT, czyli tzw. białej listy, na dzień płatności. Przepis obejmuje też firmę, która płaci za fakturę wystawioną na kogoś innego — na przykład leasingodawcę albo faktora regulującego fakturę nabywcy. Przy poleceniu zapłaty, gdy to sprzedawca pobiera pieniądze z rachunku klienta, numer KSeF podaje wystawca faktury. Dla najmniejszych firm najważniejsza jest druga strona tej reguły: jeśli Twoja firma korzysta ze zwolnienia z VAT, obowiązek Cię nie dotyczy ani wtedy, gdy płacisz dostawcom, ani wtedy, gdy klienci płacą Tobie.

• płacisz jako czynny podatnik VAT czynnemu podatnikowi VAT — podajesz numer KSeF

• płacisz za kogoś innego, będąc czynnym podatnikiem VAT — również podajesz

• pobierasz zapłatę poleceniem zapłaty — obowiązek ma wystawca faktury

• Twoja firma jest zwolniona z VAT — obowiązek nie dotyczy żadnej z Twoich płatności

• płaci konsument albo płacisz osobie prywatnej — obowiązek nie istnieje

Liczy się data zapłaty, nie data faktury

Przepis przejściowy mówi wprost, że art. 108g stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Data wystawienia faktury nie ma tu znaczenia. Jeśli więc w grudniu 2026 r. dostaniesz fakturę z KSeF z terminem płatności w styczniu, styczniowy przelew musi już zawierać jej numer KSeF. Odwrotnie: faktura wystawiona w 2026 r. poza KSeF, na przykład przez sprzedawcę korzystającego jeszcze z wyjątku 10 000 zł, nie ma numeru KSeF. Obowiązek dotyczy płatności za faktury ustrukturyzowane i za faktury z trybów offline, więc przy dokumencie, który nigdy do systemu nie trafił, w tytule zostaje zwykły numer faktury.

Gdzie znaleźć numer KSeF faktury

Numer KSeF nadaje system automatycznie, gdy przyjmie fakturę. Nie jest on elementem samej faktury i nie wolno go mylić z numerem kolejnym, który nadaje sprzedawca. To długi ciąg cyfr i liter, więc zamiast go przepisywać, skopiuj go. Masz do niego dostęp w kilku miejscach.

• w Aplikacji Podatnika KSeF, przy fakturze zakupowej pobranej z systemu

• w programie do faktur, który pobiera z KSeF faktury zakupowe

• na wydruku albo PDF faktury otrzymanym poza KSeF — pod kodem QR

• w UPO albo w swoim programie — gdy jako sprzedawca pobierasz zapłatę poleceniem zapłaty

Kilka faktur jednym przelewem — identyfikator zbiorczy

Gdy płacisz jednym przelewem kilka faktur od tego samego sprzedawcy, nie musisz wpisywać kilku długich numerów do pola tytułu. Zamiast nich podajesz identyfikator zbiorczy — jeden numer, który KSeF nadaje dla zadeklarowanej listy co najmniej dwóch faktur. Wygenerować go może wystawca albo odbiorca faktur, w Aplikacji Podatnika KSeF albo w programie połączonym z KSeF. Identyfikator ma 35 znaków i zawiera NIP generującego, oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc wygenerowania, unikalny ciąg i cyfry kontrolne. KSeF pozwala też sprawdzić, jakie faktury identyfikator obejmuje, więc sprzedawca rozpozna, które dokumenty zostały opłacone.

• identyfikator obejmuje co najmniej dwie faktury

• generujesz go przed przelewem, na podstawie listy numerów KSeF

• może go wygenerować zarówno sprzedawca, jak i nabywca

• w tytule przelewu podajesz sam identyfikator zamiast listy numerów

Podzielona płatność (split payment)

W komunikacie przelewu w mechanizmie podzielonej płatności zawsze było pole na numer faktury. Od 1 stycznia 2027 r. przy fakturze z KSeF wpisujesz w nim numer KSeF zamiast numeru nadanego przez sprzedawcę. Płatność MPP może też obejmować kilka faktur od jednego dostawcy wystawionych w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca. Przy fakturach spoza KSeF wpisuje się wtedy okres, za który płacisz, a przy fakturach z KSeF — identyfikator zbiorczy, i to za dowolnie wybrane faktury z tego okresu, a nie za wszystkie. Gdy w MPP płacisz zaliczkę przed wystawieniem faktury, zamiast numeru wpisujesz słowo „zaliczka”, tak jak dotychczas.

Wyjątki: awaria KSeF, karta i gotówka

Obowiązek dotyczy faktur ustrukturyzowanych oraz faktur wystawionych w trybie offline24 i w trybie niedostępności KSeF, które dostaną numer po przesłaniu do systemu. Nie stosuje się go do faktur offline, które nie zostały wprowadzone do KSeF w związku z ogłoszoną awarią systemu — takiej faktury nie ma czym oznaczyć. Przepis obejmuje polecenie przelewu i inne instrumenty płatnicze, które pozwalają podać tytuł płatności. Z jego brzmienia wynika, że zapłata gotówką albo kartą przy terminalu, bez tytułu, nie jest nim objęta. Ministerstwo Finansów nie opisało tych dwóch przypadków wprost, więc przy regularnych płatnościach kartą firmową warto potwierdzić to z księgową.

Czy grozi kara za brak numeru KSeF w przelewie

Ustawa o VAT nie przewiduje osobnej kary pieniężnej za brak numeru KSeF w tytule przelewu. Kary z art. 106ni dotyczą wyłącznie wystawiania faktur poza KSeF i nieprzesłania ich w terminie. Co więcej, Sejm uchwalił 6 listopada 2026 r. projekt (druk nr 3245), który przesuwa stosowanie tych kar na 1 stycznia 2028 r. Ustawa czeka jeszcze na prace w Senacie i podpis Prezydenta. Ten projekt nie zmienia jednak art. 108g ani jego terminu. Numer KSeF w przelewie jest więc obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. niezależnie od losu odroczenia kar, a brak sankcji nie czyni go dobrowolnym. W praktyce najszybciej odczuje go sprzedawca, któremu trudniej będzie przypisać wpłatę bez numeru.

Jak przygotować się w grudniu

Najwięcej pracy wymaga nie sam przepis, tylko zmiana nawyku osoby płacącej faktury. Jeśli płacisz z bankowości internetowej ręcznie, ustal, skąd będziesz kopiować numer KSeF. Jeśli przelewy przygotowuje program księgowy albo plik importowany do banku, sprawdź, czy od stycznia wstawia on numer KSeF zamiast numeru faktury.

• sprawdź na białej liście, którzy dostawcy są czynnymi podatnikami VAT

• ustal, gdzie w Twoim programie lub w KSeF widać numer KSeF faktur zakupowych

• zmień szablony stałych przelewów, np. za czynsz, abonament czy leasing

• sprawdź w programie księgowym albo w banku, czy obsługują identyfikator zbiorczy

• uprzedź osobę, która robi przelewy, jeśli to nie Ty

Najczęstsze pomyłki

Pierwsza to wpisanie numeru faktury nadanego przez sprzedawcę zamiast numeru KSeF — wyglądają podobnie ważnie, ale tylko numer KSeF spełnia wymóg. Druga to założenie, że obowiązek dotyczy faktur wystawionych od 2027 r. W rzeczywistości liczy się dzień zapłaty, więc obejmuje też grudniowe faktury płacone w styczniu. Trzecia to płacenie kilku faktur jednym przelewem z opisem „faktury za grudzień”. Zamiast tego trzeba wygenerować identyfikator zbiorczy albo zrobić osobne przelewy. Czwarta, odwrotna, to wpisywanie numeru KSeF tam, gdzie go nie ma. Faktura od firmy zwolnionej z VAT albo dokument spoza KSeF nie wymaga szukania numeru.

Kiedy zapytać księgową

Ten materiał opisuje zasady ogólne. Indywidualnej odpowiedzi wymagają zwłaszcza płatności za faktury od kontrahentów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce do VAT, potrącenia i kompensaty, płatności częściowe i zaliczki regulowane zwykłym przelewem oraz płatności kartą firmową. W sprawie konkretnej transakcji podstawą pozostaje kontakt z księgową albo wniosek o interpretację indywidualną. Brzmienie przepisów pochodzi z tekstu jednolitego ustawy o VAT ogłoszonego we wrześniu 2026 r. Przed styczniem 2027 r. warto sprawdzić, czy nie zostały znowelizowane.