Faktura bez VAT — jak ją wystawić i jaką podstawę zwolnienia wpisać?

Czym jest faktura bez VAT

„Faktura bez VAT” to potoczna nazwa faktury, na której nie ma podatku, bo sprzedaż jest z niego zwolniona. Przepisy nie znają osobnego dokumentu o takiej nazwie — to ta sama faktura, którą wystawia każda firma, tylko z mniejszą liczbą pól. Najczęściej wystawia ją mała firma korzystająca ze zwolnienia ze względu na wysokość sprzedaży (do 240 000 zł rocznie). Drugi przypadek to sprzedaż zwolniona ze względu na swój rodzaj, na przykład usługi opieki medycznej albo wynajem mieszkania na cele mieszkaniowe — tu zwolnienie nie zależy od obrotów. Dokument nie nazywa się też „rachunkiem”: sprzedaż zwolnioną z VAT dokumentuje się fakturą.

Czy w ogóle musisz ją wystawić

Nie zawsze. Ustawa o VAT mówi wprost, że podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury za sprzedaż zwolnioną z podatku. Obowiązek pojawia się dopiero wtedy, gdy kupujący o fakturę poprosi — i dotyczy to zarówno firmy, jak i osoby prywatnej. Kupujący ma na to 3 miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczyłeś towar, wykonałeś usługę albo dostałeś zapłatę. W praktyce klient firmowy prosi o fakturę prawie zawsze, bo potrzebuje jej do swoich kosztów, więc większość firm zwolnionych z VAT wystawia faktury od razu, bez czekania na prośbę. Możesz tak robić — to Twoje prawo, a nie błąd.

• prośba zgłoszona do końca miesiąca sprzedaży — faktura najpóźniej 15. dnia następnego miesiąca

• prośba zgłoszona później — faktura w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia

• prośba po upływie 3 miesięcy — nie masz już obowiązku, ale nadal możesz fakturę wystawić

Co musi być na fakturze bez VAT

Firma zwolniona z VAT ze względu na wysokość sprzedaży wystawia fakturę w węższym zakresie niż firma płacąca VAT. Listę pól określa rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur. Nie ma na niej stawki podatku, kwoty podatku ani podziału na netto i brutto — jest jedna cena i jedna kwota do zapłaty. Od 1 lutego 2026 r. lista jest o jedno pole dłuższa: gdy kupującym jest firma, na fakturze podajesz także jej NIP.

Podstawa zwolnienia — co wpisać

Podstawa zwolnienia to wskazanie przepisu, dzięki któremu nie doliczasz VAT. Wystarczy sam numer przepisu, na przykład „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” — nie trzeba cytować jego treści. Tu jest jeden niuans, o którym rzadko się pisze. Przy sprzedaży zwolnionej ze względu na jej rodzaj (art. 43 ustawy) podstawa zwolnienia jest obowiązkowym elementem faktury. Przy zwolnieniu ze względu na wysokość sprzedaży rozporządzenie nie wymienia jej wśród wymaganych pól faktury papierowej czy PDF. Faktura w KSeF ma jednak osobne pole na zwolnienie i gdy je zaznaczysz, system wymaga podania przepisu. W praktyce wpisuj więc podstawę zawsze: w KSeF bez niej faktury nie wyślesz, a na PDF oszczędza pytań od klienta i jego księgowej. Który przepis jest Twój, wynika z Twojej sytuacji — tabela pokazuje najczęstsze przypadki, ale niczego za Ciebie nie rozstrzyga.

Stawka „zw”, a nie 0%

W programie do faktur przy pozycji wybierasz „zw”, czyli zwolnienie. To nie jest to samo co stawka 0%. Stawka 0% jest prawdziwą stawką podatku, zarezerwowaną dla konkretnych transakcji, głównie eksportu i dostaw do innych krajów Unii; firma, która ją stosuje, jest płatnikiem VAT i odlicza podatek od zakupów. „Zw” oznacza, że sprzedaż w ogóle nie jest opodatkowana, a sprzedawca nie odlicza VAT od tego, co kupuje. Wpisanie 0% zamiast „zw” to najczęstsza pomyłka na fakturach małych firm: dokument sugeruje wtedy, że sprzedawca rozlicza VAT i zastosował stawkę, do której nie ma prawa. Trzecie oznaczenie, „np”, czyli „nie podlega”, dotyczy sprzedaży, która nie podlega opodatkowaniu w Polsce, na przykład części usług dla firm z zagranicy, i też nie jest zamiennikiem „zw”.

Faktura bez VAT w KSeF

Zwolnienie z VAT nie zwalnia z KSeF. Ustawa wyłącza z systemu tylko kilka przypadków i firma zwolniona ze względu na wysokość sprzedaży do nich nie należy. Ministerstwo Finansów potwierdza to wprost: każdy podatnik, czynny i zwolniony, który ma obowiązek wystawić fakturę, wystawia ją w KSeF — małe firmy od 1 kwietnia 2026 r. Do końca 2026 r. działa jednak wyjątek dla najmniejszych: dopóki faktury wystawione w danym miesiącu nie przekraczają łącznie 10 000 zł, możesz je wystawiać poza KSeF, w PDF albo na papierze. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek znika i każda faktura dla innej firmy musi przejść przez KSeF. Faktury dla osób prywatnych pozostają poza obowiązkiem — możesz je wysłać do KSeF, ale nie musisz.

• faktura dla firmy, miesiąc do 10 000 zł — do końca 2026 r. poza KSeF albo w KSeF, do wyboru

• faktura dla firmy po przekroczeniu 10 000 zł w miesiącu — w KSeF, i wszystkie kolejne też

• faktura dla firmy od 1 stycznia 2027 r. — zawsze w KSeF

• faktura dla osoby prywatnej — poza obowiązkiem KSeF

• w KSeF NIP sprzedawcy jest obowiązkowy, także gdy nie jesteś zarejestrowany do VAT

Jak wystawić ją krok po kroku

W programie do faktur cała różnica sprowadza się do dwóch pól: stawki przy pozycjach i podstawy zwolnienia. Reszta wygląda tak samo jak przy każdej innej fakturze. Jeśli Twoja firma jest zwolniona z VAT na stałe, ustaw to raz w ustawieniach programu — stawka „zw” i podstawa zwolnienia będą wtedy podpowiadane na każdej nowej fakturze.

• wpisz dane kupującego — przy firmie razem z NIP-em

• dodaj pozycje: nazwę, ilość, jednostkę i cenę

• przy każdej pozycji wybierz stawkę „zw” zamiast 23%

• wpisz podstawę zwolnienia, np. „art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”

• sprawdź, czy kwota do zapłaty równa się sumie cen — nic nie powinno być doliczone

• wyślij fakturę do KSeF albo, jeśli korzystasz z wyjątku 10 000 zł, przekaż klientowi PDF

Najczęstsze błędy

Pierwszy to stawka 0% zamiast „zw” — opisana wyżej i najłatwiejsza do popełnienia, bo kwota na fakturze wychodzi ta sama. Drugi to brak podstawy zwolnienia: na fakturze w KSeF kończy się odrzuceniem albo dokumentem, który twierdzi, że zwolnienia nie ma. Trzeci to zła podstawa — wpisanie art. 113 ust. 1 przez firmę założoną w tym roku, która korzysta z ust. 9, albo przez kogoś, czyja sprzedaż jest zwolniona ze względu na rodzaj, a nie na obroty. Czwarty to doliczanie VAT „na wszelki wypadek”: podatek wykazany na fakturze trzeba zapłacić do urzędu, nawet jeśli firma korzysta ze zwolnienia. Piąty to wystawianie faktur bez VAT po przekroczeniu limitu 240 000 zł — zwolnienie przestaje działać już od transakcji, która limit przekroczyła.

Kiedy zapytać księgową

Ten materiał opisuje zasady ogólne i nie rozstrzyga, czy Twoja sprzedaż jest zwolniona z VAT ani z którego przepisu. Indywidualnej odpowiedzi wymagają zwłaszcza: działalność z listy wyłączonych ze zwolnienia (m.in. usługi prawnicze i doradcze), sprzedaż mieszana — częściowo zwolniona, częściowo opodatkowana, usługi dla klientów z zagranicy, zbliżanie się do limitu 240 000 zł oraz zwolnienia ze względu na rodzaj sprzedaży, które mają własne, szczegółowe warunki. W takich sprawach podstawą pozostaje rozmowa z księgową albo wniosek o interpretację indywidualną.